M1 R4 Basic Concepts of Microsoft Word Study Material in Hindi

M1 R4 Basic Concepts of Microsoft Word Study Material in Hindi : इस पोस्ट में आपकों मिलेगीं O Level M1 R4 माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के बेसिक कॉन्सेप्ट्स (Basic Concepts of Microsoft Word और उससे जुड़ी महत्वपूर्ण जानकारी जैसे O Level basic concepts of Microsoft Word परिचय Study Material in Hindi M1 R4 Starting Word Study Material , और M1 R4 वर्ड 2000 इंटरफेस का प्रयोग करना Study Material Notes in Hindi,  M1 R4 Word Terminology Title bar Manu bar tool bar Study Material  और O Level Microsoft Word Rulers Status Bar Notes in Hindi, एक माउस के साथ कार्य करना O Level M1 R4 Working a Mouse Study Material Notes in Hindi, कमांड को चुनना, M1 R4 Microsoft Word Choosing Commands Study Material Notes in Hindi, MS वर्ड का प्रयोग करना, O Level M1 R4 Using Ms Word Study Material in Hindi, विंडोज को मैनीपुलेट करना,  O Level Manipulating Windows Study Material in Hindi, ऑनलाइन हेल्प पाना M1 R4 Getting Online Help Study Material in Hindi आदि के विषये में जानकारी दी गई है।

M1 R4 O Level माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के बेसिक कॉन्सेप्ट्स (Basic concepts of Microsoft Word) Study Material in Hindi

परिचय

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक वर्ड प्रोसेसर हैं जो विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम के अंतर्गत कार्य करता है। इससे अधिकतम पाने के लिए आप को यह जानना जरूरी है कि स पैकेज को कैसे व्यवस्थित किया गया है। की भी सॉफ्टवेयर प्रोडक्ट, मेटार्फर्स (metaphors) (इससे मिलती जुलती जीच) के ईर्द गिर्द ही बनते हैं ताकि आपकों उस प्रोडक्ट के प्रयोग के बारे में दिशा निर्देश दिए जा सकें। उदाहरण के लिए विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम डेस्कटॉप मेटाफोर पर आधारित है। स्क्रीन डेस्क के टॉप की तरह होती है जिस पर आप टूल्स को अरेंज करते हैं, जिनसे आप काम करते हैं।

प्राय: सभी वर्ड प्रोसेसर्स में अपने पूर्वजों

यानी टाइप राइटर की कुछ विशेषताएँ होती है। आपके पास एक पेज होता है जिस पर आप कैरेक्टर्स टाइप करते हैं। आपके पास एक रूलर होता है जो आपकों ब ताता रहता है रकि जैसे जैसे आप टाइप करते जाते है3, आपकी स्थिति पेज में कहाँ पर है। आपके पास टैब स्टॉप्स और मार्जिन सैटिंग्स भी होती है।

विंडोज के लिए वर्ज का सबसे आधुनिक संस्करण (version) भी पहले के वर्ड प्रोसेसर की तरह ही, टाइप राइटर की कुछ विशेषताएँ शेयर करता है, लेकिन यह और भी कई फीचर्स इसमें जोड़ता है। एक बार जब आप इन अतिरिक्त फीचर्स को समझ जाते हैं तो ये आपकों, वर्ड 2000 में बनी पॉवर को इस्तेमाल करने में सक्षम बना देते हैं।

M1 R4 वर्ड स्टार्ट करना (Starting Word) Study Material in Hindi Notes

वर्ड को स्टार्ट करने के लिए:

1. स्टार्ट बटन पर क्लिक करो, प्रोग्राम को हाईलाइट करों और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर क्लिक करों।
2. वर्ड विंडो खुलती है और इसमें एक डायलॉग बॉक्स इस विंडों में दिखाई पड़ता है।

O Level M1 R4 वर्ड 2000 इंटपफेस का प्रयोग करना  Study Material Notes in Hindi

जब आप वर्ड स्टार्ट करते हैं, तो एक नया खाली (Blank) डॉक्यूमेंट सामने वर्ड स्क्रीन पर आता है चित्र 3 में वर्ड के एलीमेट्स मार्क किए गए हैं और उन्हे टैबल में वर्णित किया गया है।

जैसा कि चित्र 3 में दिखाया गया है, आप वर्ड में एक साथ एक से अधिक डॉक्यूमेंट में काम कर सकते हैं।

शब्दावली (Terminology)

इस पुस्तक में वर्ड 2000 के लिए निम्न शब्दावली का प्रयोग किया गया है।

सिलेक्ट (Select): कीबोर्ड या माउस ऐक्शन के द्वारा टेक्स्ट का एक सेक्शन, मेन्यू का नाम, कमांड, डायलॉग बॉक्स ऑप्शन या ग्राफिक्स ऑब्जेक्ट को मार्क या हाईलाइट किया जाता है।

चुनना (Choose): एक कमांड को कंप्लीट और ऐक्जीक्यूट करना। जब आप मेन्यू कमांड सिलेक्ट करते हैं तो आप कुच कमांड को ऐक्जीक्यूट करते हैं। अन्य कमांड तब ऐक्जीक्यूट होते हैं जब आप डायलॉग बॉक्स में से OK चुनते हैं।

ऐक्टिव (Active): एक ऐपिलीकेशन या डॉक्यूमेंट विंडो को फोर ग्राउंड में लाना। जब आप एक से अधिक ऐप्लीकेशन्स के साथ काम करते हैं या वर्ड के अंदर एक से अधिक डॉक्यूमेंट्स पर काम करते हैं तो वर्ड की ऐक्टिव विंडो वो होती है जिसमें आप काम करते हैं।

टाइटल बार

एक खुली विंडों के ऊपर टाइटल बार होता है देखे चित्र 3 बाएँ किनारे पर ऐप्लीकेशन कंट्रोल मेन्यू महोता है, जिसके पास ही खुले हुए डॉक्यिमेंट का नाम प्रदर्शित होता है टाइटल बार दाएं किनारे पर मिनिमाइज मैक्सीमाइज/ रिस्टोर एवं क्लोज बटन स्थित होते है। एक मिनिमाइज्ड या मैक्समाइज्ड विंडो के टिटल बार पर डबल क्लिक करने से विंडो रिस्टोर हो जाती है।

मेन्यू बार

मेन्यू बार ठीक टाइटल बार के नीचे स्थित होता है इसमें वर्ड में इस्तेमाल होने वाले सभी कमांड होते हैं और ये दस शीर्षकों के अंतर्गत ग्रुप्ड होते है एवं टैबल में इनका वर्णन किया गया है।

मेन्यू बार को वर्ड विंडो के ऊपर देखा जा सकता है या इसे फ्लोटिंग भी बनाया जा सकता है। मेन्यू बार को फ्लोट करने के लिए, ऐप्लीकेशन कंट्रोल आयकन के बाई ओर क्लिक करो और मेन्यू बार को नई लोकेशन तक खीच कर ले जाओ जहाँ आप चाहते हैं। मेन्यू बार को स्थित करने के लिए, मेन्यू बार की टाइटल पर डबल क्लिक करो या इसे विंडो के ऊपर तक ड्रैग करके ले जाओ

टूल बार

टूल बार आपको, अक्सर इस्तेमाल होने वाले कमांड्स और प्रक्रियाओं को ऐक्सेस करने में मदद करता है। टूलबार पर स्थित बटल, कमांड या प्रक्रिया को दर्शाते हैं। एक कमांड या प्रक्रिया को इस्तेमाल करने के लिए आवश्यक बटन पर क्लिक करो।

नोट करें कि टूल बार का प्रयोग केवल माउस या एक वैकल्पिक पॉइंटिग डिवाइस द्वारा किया जा सकता है।

जब आप पहले वर्ड स्टार्ट करते हैं और एक डॉक्यूमेंट को खोलते हैं तो मेन्यू बार के ठीक नीचे स्टैडर्ड और फॉर्मेटिंग टूलबार प्रदर्शित होत

स्टैंडर्ड टूलबार बटन 

टेबल 3 में इन बटनों का वर्णन किया गया है।

फॉर्मेंटिंग टूलबार बटन टैबल 4 में इन बटनों का वर्णन किया गया है।

टैबल 4 फॉमेंटिंग टूलबार बटन

M1 R4 Microsoft Word टूलबार्स को प्रदर्शित करना या छिपाना (Displaying or Hiding Toolbars) Study Material in Hindi

आप अपनी आवश्यकता के अनुसार टूलबार्स को प्रदर्शित कर सकते हैं या छिपा सकते हैं। वर्ड कुछ खास टूलबार्स को प्रदर्शित करता है जब आप कुछ कास फीचर्स का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, जब आप टेबल के साथ काम करते हैं तो वर्ड टेबल और बॉर्डर टूलबार प्रदर्शित करता है।

टूलबार्स के डिस्पले को कंट्रोल करने के लिए:

1. व्यू मेन्यू पर क्लिक करके टूलबार्स को चुनो। या माउस पॉइंटर को टूलबार पर रखो, बटन पर नहीं और राइट माउस बटन को क्लिक करो।

1. चित्र 4 की तरह टूलबार्स की लिस्ट दिखाई देगी।
2. जिन टूलबार्स को आप प्रदर्शित करना चाहते हैं उन पर क्लिक करो। ध्यान दे कि जब एक टूल बार प्रदर्शित होता है तो एक चैक मार्क दिखाई देता है। एक टूलबार को छिपाने के लिए, टूलबार के सामने क्लिक करो ताकि चैक मार्क गायब हो जाए।

मूविंग और रीसाइजिंग टूलबार्स (Moving and Resizing Toolbars)

टूलबार्स और मेन्यू बार को विंडो के एक किनारे पर स्थिर करके रखा जा सकता है यो फिर ये अपनी ही विंडो में फ्री फ्लोट (Free-Float) कर सकते हैं।

जो टूलबार्स और मेन्यू बार विंडो में फ्लोट करते हैं उन्हें आप रीशेष कर सकते हैं और जहाँ से उनको सबसे आसानी से इस्तेमाल किया जा सकता है, वहाँ तक उन्हें ड्रैग करके ले जा सकते हैं। (देखें चित्र 5)

एक टूलबार या मेन्यूबार को मूव करने के लिए, बार के बाएँ किनारे पर या ऊपर क्लिक करके, ड्रैग करो। जब आप टूलबार या मेन्यू बार को किनारे की ओर खींचकर ले जाते हैं तो ये किनारे से चिपक जाते हैं। या फिर एक फ्लोटिंग टूल बार को स्थित करने के लिए इसके टाइटल बार पर डबल क्लिक करो।

रूलर्स (Rulers)

रूलर आपकों एक डॉक्यूमेंट के लिए मार्जिन्स, पैराग्राफ इंडेटेशन और टैब सैटिंग को कंट्रोल करने में मदद करता है।

हॉरीजाँटल रूलर हमेशा डॉक्यूमेंट विंडों के ऊपर ही प्रदर्शित होता है वर्टिकल रूलर केवल पेज लेआउट व्यू या प्रिंट प्रिव्यू में ही प्रदर्शित होता है।

रूलर्स को प्रदर्शित करना या छिपाना (Displaying or Hiding Rulers)

वर्ड आपको यह सुविधा देता है जिससे आप रूलर्स को अपने कार्य की जरूरत के अनुसार छिपा या दिखा सकते हैं।

एक रूलर को डिस्प्ले करने के लिए:

व्यू मेन्यू पर क्लिक करो और रूलर को चुनो।

यदि रूलर के किनारे चैक मार्क दिखाई दे तो समझना चाहिए कि ऑप्शन ऑन है

M1 R4 Basic Concepts हॉरीजाँटल रूलर को पढ़ना (Reading the Horizontal Ruler) Notes in Hindi

रूलर के चिनले किनारे पर ऊपर की तरफ मुँह किए पॉइंटर्स के द्वारा मार्जिन सैटिंग्स मैनेज की जाती है। इन पॉइंटर्स को ड्रैग करने से राइट या लेफ्ट मार्जिन की पोजीशन ऐडजस्ट होती है। किंतु यदि आप इन पॉइटर्स को ड्रैग करते हैं, तो वर्ड एक वर्टिकल लाइन डिस्प्ले करता है जो डाक्यूमेंट में मार्जिन की पोजीशन दिखाती है।

पैराग्राफ इंडेटेशन सैटिंग, रूलर के ऊपरी किनारे पर नीचे की तरफ मुँह वाले पॉइंटर्स द्वारा मैनेज की जाती है। इस पॉइंटर को ड्रैग करने से पैराग्राफ की पहली लाइन का इंडेटेशन ऐडजस्ट होता है। लेकिन यदि पॉइंटर को ड्रैग करते हैं तो वर्ड एक वर्टिकल लाइन दिखाता है जिससे आप नई इंडेटेंशन सैटिंग की सही पोजीशन देख सकते हैं।

ध्यान रखे कि आप रूलर पर डबल क्लिक करके टैब सैटिंग्स को ऐडजस्ट कर सकते हैं। टैब चार तरह के होते हैं

स्टेटस बार (Status Bar)

वर्ड विंडो के नीचे दिखने वाले स्टेटस बार में ऐक्टिव डॉक्यूमेंट के बारे में या जो काम आप प्रोसेस कर रहे हैं उसके बारे में सूचना होती है।

स्टेटस बार को दिखाना या छिपाना (Displaying or Hiding the Status Bar)

स्टेटस बार डीफॉल्ट से ही प्रदर्रशित होता है। किंतु आप अपनी पसंद के अनुसाहर स्टेटस बार को दिखा या छिपा सकते हैं।

स्टेटस बार को छिपाने के लिए:

1. टूल्स मेन्यू पर क्लिक करो और ऑप्शन को चुनो।
2. व्यू टैब पर क्लिक करो, चित्र 7 की तरह प्रॉपर्टी शीट दिखाई देगी।

स्टेट्स बार चैक बॉक्स पर क्लिक करो। स्टेटस बार प्रदर्शित होगा जब चैक मार्क दिखाई देगा

OK पर क्लिक करो या  Enter key दबाओ।

स्टेटस बार को पढ़न  (Reading the Status bar)

स्टेटेस बार, स्क्रीन पर दिखने वाले टेक्स्ट के बारे में सूचना दिखाता है। टेबल स्टेटस बार में दिखने वाले मैसे का वर्णन करता है।

आप अनपी आवश्यकता के अनुसार स्टेटस बार को दिखा या छिपा सकते हैं।

M1 R4 Microsoft Word Basic Concept एक माउस के साथ कार्य करना (Working a Mouse)  Study Material in Hindi

इस सेक्शन में माउस के प्रयोग के बारे में बेसिक सूचना दी गई है। इसमें माउस पॉइंटर की विभिन्न शेप्स का भी वर्णन किया गया है।

माउस शब्दावली ( Mouse Terminology)

टेबल 7, MS वर्ड प्रयोग होने वाली माउस शब्दवाली (Terminology) का विवरण प्रस्तुत करता है।

माउस पॉइंटर की शेप्स (Shapes or the Mouse Pointer)

आप किस पर पॉइंट कर रहे हैं या कौन सा काम कर रहे हैं, इस आधारित होती है माउस पॉइंटर की शेप। जब आप टेक्स्ट पर क्लिक करते हैं तो पॉइंटर I- बीम की तरह दिखता है और जब आप मेन्यू या टूलबार पर पॉइंट करते हैं तो पॉइंटर एक बाई ओर पॉइंट करने वाले ऐरो में बदल है।

O Level M1 R4 कमांड्स को चुनना (Choosing Commands) Study Material in Hindi

कमांड एक निर्देश होता है जो वर्ड को एक कार्य करने के लिए कहता है। आप इनमें से किसी एक कार्य द्वारा कमांड को चुन सकते हैं।

• माउस से टूल बटन पर क्लिक करना
• मेन्यू में से एक कमांड चुनना
• एक शॉर्टकट मेन्यू का प्रयोग करना
• एक शॉर्टकट मेन्यू का प्रयोग करना
• शॉर्टकट keys का प्रयोग करना

टूलबार बटनों का प्रयोग (Using Toolbar Buttons)

जैसी सेक्शन 6.3.4 में चर्चा की गई थी, वर्ड में टूलबार्स शामिल होते है, जिससे आप कॉमन कार्य तेजी से कर सकें। उदाहररण के लिए, एक डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के लिए स्टैंडर्ड टूलबार पर स्थित प्रिंट बटन पर क्लिक करो।

M1 R4 मेन्यू में से कमांड्स को चुनना (Choosing Commands from menus) Study Material in Hindi

कमांड्स को मेन्यू में ग्रुप बनाकर रखा जाता है और सेक्शन 6.5.5 में इनका विवरण दिया गया है। कुछ कमांड तुरंत कार्य करते हैं। कुछ अन्य डॉयलॉग बॉक्स डिस्प्ले करते हैं जिससे आप ऑप्शन सिलेक्ट कर सकते हैं।

एक माउस द्वारा कमांड चुनने के लिए:

1. मेन्यू बार पर मेन्यू के नाम पर क्लिक करो, चित्र 9 की तरह से मेन्यू खुलेगा।

1. अब कमांड के नाम पर क्लिक करो।
2. बिना कमांड चुने एक मैन्यू को बंद करने के लिए मेन्यू के बार क्लिक करो।

कीबोर्ड के प्रयोग से कमांड को चुनने के लिए:

1. Alt + F10 key दबाओ जिससे मेन्यू बार ऐक्टिव हो जाए।
2. अब मेन्यू के नाम में जिस अभर के नीचे लाइन होती है उससे जुड़ी key को दबाओ। एक कमांड चुनने के लिए, कमांड के नाम में जिस नंबर या अक्षर के नीचे लाइन होती है उसके लिए key दबाओ या ऐरो  keys के प्रयोग से कमांड को हाईलाइट करो और फिर Enter दबाओ। बिना कमांड चुने, मेन्यू को क्लोज करने के ले Esc दबाओ।

शॉर्टकट मेन्यूज (Shortcut Menus)

शॉर्टकट मेन्यू माउस पॉइंटर के नीचे दिखाई देंगे जब उन्हे माउस से ऐक्टिवेट किया जाएगा। लेकिन जब इसे कीबोर्ड से ऐक्टिवेट किया जाता है, तो यह डॉक्यूमेंट विंडों के ऊपरी बाएँ कोने में दिखाई देता है।

एक कमांड को इसपर क्लिक करके सिलेक्ट करो या अप और डाउन ऐरो keys दबाकर और फिर (Enter) key दबाकर सिलेक्ट करो। शॉर्टकट मेन्यू हाटाने के लिए, मेन्यू के बाहर क्लिक करो या  Esc key दबाओ

शॉर्टकट keys का प्रयोग करना (Using Shortcut key)
आप कुछ कमांड्स को, शॉर्टकट keys दबाकर भी सिलेक्ट कर सकते हैं। ये शॉर्टकट keys कमांड के दाई ओर, मेन्यू में लिस्ट के रूप में दी गई होती हैं। उदाहरण के लिए एक डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए (Ctrl) + (S) keys को एक साथ दबाओ।

वर्ड कई शॉर्टकट keys भी प्रदान करता है, जिससे काम के समय आप कीबोर्ड का प्रयोग भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए आप सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को बोल्ड फॉर्मेट में करने के लिए (Ctrl) + (B) keysको एक साथ दबा सकते हैं।

अनडू एवं रीडू कमांड्स (Undo and Redo Commands)

एक डॉक्यूमेंट में जितने भी एडिटिंग या फॉर्मेटिंग परिवर्तन किए जाते हैं, वर्ड उनका हिसाब रखता है। यदि आप गलती करते हैं, तो आप इसे अनडू कमांड का प्रयोग करके वापस लौटा सकते हैं।

एक काम को अनडू करने के लिए:

एडिट मेन्यू पर क्लिक करो या अनडू को चुनो या (Ctrl) + (Z) को दबाओ, या स्टैंडर्ड टूल बार स्थित अनडू बटन को दबाओ।

एक काम को रीडू करने के लिए:

एडिट मेन्यू पर क्लिक करो और रीडू चुनो या F4 key दबाओं या स्टैंडर्स टूलबार पर स्थित रीडू बटन पर क्लिक करो।

डायलॉग बॉक्सेज़ का प्रयोग करना (Using Dialog Boxes)

जब आप एक ऐसा कमांड चुनते हैं जिसमें अतिरिक्त सूचना की जरूरत होती है तो एक डायलॉग बॉक्स सामने आता है जिससे आप अतिरिक्त सूचना दे सकते हैं।

कुछ डायलॉग बॉक्स ऑप्शन्स का सैट प्रदान करते हैं जो प्रत्येक अलग टैब पर होते हैं। उदाहरण के ले चित्र 11 में दिखाया गए फाँट डायलॉग बॉक्स में तीन टैब होते हैं: फाँट, कैरेक्टर स्पेसिंग एवं टेक्स्ट इफेक्ट्स एक डायलॉग बॉक्स में कार्य करते समय माउस का प्रयोग आसान होता है।

संबंधित एलीमेंट पर क्लिक करो, सूचना प्रदान करो या मनचाहे ऑप्शन पर क्लिक करो। डायलॉग बॉक्स के ऑप्शन्स में मूव करने के लिए कीबोर्ड का प्रयोग करते समय  tab key को दबाओ। OK बटन चुनने के लिए Enter दबाओ। कैंसिल बटन चुनने के लिए, डायलॉग बॉक्स में Esc दबाओ।

M1 R4 डायलॉग बॉक्सों में टाइपिंग के माप (Typing Measurements in Dialog Boxes) Study Material Notes in Hindi

जब आप डायलॉग बॉक्स में नंबर टाइप करते हैं, तो वर्ड, ऑप्शन डायलॉग बॉक्स में बताई गई मापने की यूनिट को प्रयोग करता है।

मापने की यूनिट बदलने के लिए:

टूल्स मेन्यू पर क्लिक करो, और ऑप्शन चुनो। अब जनरल टैब पर क्लिक करो।

मेजरमेंट यूनिट्स बॉक्स में, जो यूनिट आप प्रयोग करना चाहते है, उसे सिलेक्ट करो।

एक खास ऑप्शन के लिए, एक अलग मापक यूनिट बताने के लिए टेबल में दिए गए ऐब्रिविएशन्स में से एक को टिप करो। नंबर के बाद जैसे 5 सेंटीमीटर बताने के लिए टाइप करो 5 cm.

टेबल मापने के लिए ऐब्रिविएशन्स (Abbreviations for Measurement)

O Level MS वर्ड का प्रयोग करना (Using Ms Word) Study Material Notes in Hindi

वर्ड 2000 का प्रयोग करते समय, आप निम्न कार्य कर सकेगे:

• डॉक्यूमेंट बनाना
• डॉक्यूमेंट की टाइपिंग एवं एडिटिंग करना
• डॉक्यूमेंट को खोलना एवं सेव करना
• डॉक्यूमेंट में चारों ओर घूमना
• डॉक्यूमेट को प्रिंट करना
• डॉक्यूमेंट को क्लोज कर वर्ड प्रोसेसर से बाहर आना

ये सभी कार्य नीचे के सेक्शन्स में एक एक करके बताए जा रहे हैं।

एक डॉक्यूमेट बनाना (Creating a Document)

एक नया डॉक्यूमेंट बनाने के लिए:

1. स्टैडर्ड टूलबार स्थित न्यू बटन पर क्लिक करो या फिल मेन्यू क्लिक करके न्यू चूनो।
2. न्यू डायलॉग बॉक्स चित्र की तरतह दिखाई देगा।
3. यदि आप एक डॉक्यूमेंट बानाते हैं जैसे मेमों, लेटर रिपोर्ट या रिज्यूम तो आप MS वर्ड के साथ आने वाले किसी एक विज़ार्ड या टेंपलेट का प्रयोग करके अपने समय की बचत कर सकते हैं। शुरू से स्टार्ट करने के लिए, पहले ब्लैंक डॉक्यूमेंट पर क्लिक करो। प्रिव्यू बॉक्स सिलेक्ट किए गए डॉक्यूमेंट टाइप के प्रिव्यू को प्रदर्शित करेगा।

एक डॉक्यूमेंट को टाइप करना एवं उसकी एडिटिंग करना (Typing and Editing a Document )

आप एक डॉक्यूमेंट में, बिना राइट मार्जिन के अंत की चिंता किए हुए, टाइपिंग स्टार्ट कर सकते हैं। लाइन के अंत में जो शब्द होते हैं, ऑटोमैटिंक रूप से टैक्स्ट को अगली लाइन में Wrap कर लेगें आप (Backspace) key दबाकर टेक्स्ट को सही कर सकते हैं। डॉक्यूमेंट की एडिटिंग, विंडोज के सिद्धान्त पर आधारित होती है, अर्थात सिलेक्ट करो फिर काम करो। डॉक्यूमेंट की एडिटिंग के बारे में विस्तार से अध्ययन 3 में बताया गया है।

एक मौदूद डॉक्यूमेंट को खोलना (Opening an Existing Document)

एक मौदूद डॉक्यूमेंट को खोलने के लिए:

फाइल मेन्यू पर क्लिक करो और ओपन चुनो। या स्टैंडर्ड टूलबार पर स्थित ओपन बटन पर क्लिक 13 की तरह ओपन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

ओपन डॉयलॉग बॉक्स में उस फाइल की लोकेशन चुनो जिसे आप खोलना चाहते हैं। या ओपन ड्रॉप डाउन लिस्ट पर क्लिक करो और मन चाहे ऑप्शन को चुनो।

लुकइन: में से फाइल की लोकेशन को चुनो।

ड्रॉप डाउन ट्राएंगल (triangle) व्यूज़ बटन पर क्लिक करो जिससे फोल्डर एवं फाइल लिस्ट को बदला जा सके। इस लिस्ट को टेबल के रूप में नीचे दिखाया गया है।

एक फाइल को लास्ट मॉडिफाइल डेट से ढूँढने के लिए, लास्ट मॉडिफाइड ड्रॉप डाउन लिस्ट पर क्लिक करो और मन चाहे ऑप्शन को चुनो।

फाइल मेन्यू में सबसे नीचे, आपने जिन 4 फाइलों पर लास्ट में काम किया था, उनके नाम दिखाई देते हैं।

एक डॉक्यूमेंट के चारो ओर घूमना (Moving Around in a Document)

एक डॉक्यूमेंट में स्क्रॉल करना

आप एक डॉक्यूमंट में माउस द्वारा या कीबोर्ड द्वारा स्क्रॉल कर सकते हैं। यदि आप डॉक्यूमेंट विंडो को स्प्लिट करते हैं, तो आप एक डॉक्यूमेंट के दो अलग अलग हिस्सों को प्रदर्शित कर सकते हैं। एक पेज में तेजी से ऊपर/नीचे स्क्रॉल करने का एक तरीका है, वर्टिकल स्क्रॉल बार पर, सिलेक्ट ब्राउज ऑब्जेक्ट पर क्लिक करो और फिर मन चाहे ऑप्शन पर क्लिक करो।

माउस का प्रयोग करके एक डॉक्यूमेंट में स्क्रॉल करना

एक डॉक्यूमेंट को सेव करना (Saving a Document)

एक डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए:

स्टैंडर्ड टूल बार पर स्थित सेव बटन पर क्लिक करो या फाइल पर क्लिक करके, सेव को चुनो या Ctrl + S key को एक साथ दबाओ।

जब आप पहली बार एक डॉक्यूमेंट को सेव करते है, तो वर्ड सेव ऐज डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करता है। जिससे आप डॉक्यूमेंट के लिए एक नाम टाइप कर सके।

एक मौजूद डॉक्यूमेंट को नए नाम से सेव करने के लिए, फाइल पर क्लिक करो और सेव ऐज़ कमांड को चुनो

एक डॉक्यूमेंट को नाम देना (Naming a Document)

विंडोज में, फाइल का नाम एक से 255 कैरेक्टर्स तक लंबा हो सकता है। इसके बाद पीरियड (.) लगता है और तीन कैरेक्टर्स तक का लंबा फाइल एक्सटेंशन होता है। (अधिकांश केसों में यही होता है कि वर्ड को ही डॉक्यूमेंट्स के लिए डीफॉल्ट नाम सप्लाई करने को कहा जाता है, जो कि .DOC होता है) आप फाइल को नाम देते समय निम्न कैरेक्टर्स को छोड़कर अन्य कोई भी कैरेक्टर इस्तेमाल कर सकते है;

*?:[]+=\/:<> आप पीरियड (.) का इस्तेमाल सिर्फ फाइल नाम को एक्सटेंशम से अलग करने के लिए ही कर सकते हैं अन्यथा नहीं।

एक डॉक्यूमेंट को प्रिंट करना (Printing a Document)

आप डॉक्यूमेंट प्रिंट करें इससे पहले, यह आवश्यक है कि इसे प्रिव्यू करके देखा जाए जिससे पेज ब्रेकों को चैक किया जा सके एवं डॉक्यूमेंट का अंतिम रूप कैसा होगा यह देखा जा सके।

एक डॉक्यूमेंट को प्रिव्यू करने के लिए:

1. फाइल मेन्यू पर क्लिक करो और प्रिंट प्रिव्यू को चुनो चित्र 15 की तरह डॉक्यूमेंट प्रिव्यू दिखाई देता है।

जब आप प्रिंट के लिए तैयार होते हैं तो स्टैडर्ड टूलबार स्थित प्रिंट बटन पर क्लिक करो या फाइल मेन्यू पर क्लिक करके प्रिंट चुनो चित्र 16 की तरह प्रिंट डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

    2. डायलॉग बॉक्स पूरा करो और OK पर क्लिक करो। यह सुनिश्चित करो कि            प्रिंटर ऑन लाइन है और यह स्विच ऑन किया गया है।

डॉक्यूमेंट्स को खोलन, बंद करना एवं वर्ड से बाहर आना

एक डॉक्यूमेंट को बंद करके वर्ड से बाहर आने के लिए:

1. यदि आपके पास कई सारे डॉक्यूमेंट्स है और वो क साथ ही खुले हैं तो विंडो मेन्यू पर क्लिक करो और जिस डॉक्यूमेंट को आप बंद करना चाहते हैं उसे चुनो।
2. फाइल मेन्यू पर क्लिक करो और क्लोज को चुनो।
3. वर्ड से बाहर आने के लिए, फाइल मेन्यू पर क्लिक करो और एक्जिट को चुनो।

M1 R4 Basic Concepts Microsoft Word विंडोज को मैनीपुलेट करना (Manipulating Windows) Study Material

जब आप वर्ड का प्रयोग करते है तो आप एक ही वर्ड विंडो के भीतर कई डॉक्यूमेंट्स को खोल सकते हैं या एक से अधिक डॉक्यूमेंट को रन एवं प्रदर्शित कर सकते हैं। जब तक आप इसे सही तरीके से व्यवस्थित नहीं कर देते हैं, यह आपको उलझा हुआ लगेगा। जिस तरह से आप डेस्क पर फोल्डर्स एवं पेपर्स को व्यवस्थित करते हैं, उसी प्रकार से आप विंडो ऐप्लीकेशन्स एवं वर्ड डॉक्यूमेंट्स को भी व्यवस्थित कर सकते हैं।

ऐप्लीकेशन्स के बीच स्विच करना (Switching Between Applications)

आप एक ऐप्लीकेशन या डॉक्यूमेंट में तभी काम कर सकते हैं जब इसकी विंडो ऐक्टिव होती4 है। ऐक्टिव विंडो में गाढ़ी हाईलाइटेड टाइटल बार होती है और यह सबसे ऊपर वाली विंडो होती है।

यदि प वर्ड को अन्य विंडोज या नॉन विंडोज ऐप्लिकेशन्स के साथ चला रहे हैं तो आप ऐप्लीकेशन्स के बीच स्विच कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए आपको उस ऐप्लीकेशन को ऐक्टिवेट करना होगा जिसकी विंडो आप चाहते हैं। इसके लिए, टास्कबार पर स्थित ऐप्लीकेशन बटन पर क्लिक करो। यदि स्कीन के नीचे टास्क बार दिखाई नहीं देता है तो माउस पॉइंटर को स्क्रीन के नीचे ले जाओ, या Ctrl + Esc दबाओ। टास्क बार उन ऐप्लीकेशनों को प्रदर्शित करता हुआ दिखेगा जो अभी चल रहा है। टास्क बार में उसके बटन पर क्लिक करके आप उस ऐप्लीकेशन को चुन सकते हैं। आप Alt + Tab दबाकर भी उन ऐप्लीकेशन्स के बीच आना जाना कर सकते हैं।
डॉक्यूमेंट विंडोज़ के बीच स्विच करना

वर्ड आपको एक साथ कई डॉक्यूमेंट्स खोलने की सुविधा देता है। प्रत्येक डॉक्यूमेंट विंडो में अलग अलग डॉक्यूमेंट्स हो सकते हैं। आप केवल ऐक्टिव डॉक्यूमेंट विंडो में ही काम कर सकते

अलग अलग डॉक्यूमेंट विंडोज के बीच स्विच करने के लिए:

विंडो मेन्यू पर क्लिक करो और जिस विंडो को आप चाहें उस क्लिक करो ताकि उसे ऐक्टिव बनाया जा सके (चित्र 17) प्रत्येक डॉक्यूमेंट का नाम मेन्यू में दिखाई पड़ता हैऎ।

सभी डॉक्यूमेंट विंडोज को प्रदर्शित करने के लिए अरेंज ऑल ऑप्शन को चुनो।

विंडोज को मैक्सीमाइज़ करना, मिनिमाइज़ करना एवं रीस्टोर करना

कभी कभी आपको एक से अधिक ऐप्लीकेशनों पर काम करना होता है और प्रत्येक ऐप्लीकेशन में एक से अधिक डॉक्यूमेंट हो सकते है सभी डॉक्यूमेंट एवं ऐप्लीकेशनों के साथ साथ काम करना बहुत उलझन पैदा करता है। अत: विंडोज ऐसा एक तरीका प्रदान करती है जिससे प्रयोग होने वाले मल्टीपल विंडोज में एक बार में एक पर ही काम करें और प्रयोग न होने वाले विंडोज को किनारे हटा दें।

ऐप्लीकेशन विंडोज में तीन कंट्रोल बटन होते हैं जो प्रत्येक विंडो या टाइटल बार के ऊपरी दाएँ कोने में स्थित होते हैं। ये तीन कंट्रोल बटन दो दो डॉक्यूमेट विंडोज में केवल क्लोज बटन X ही होता है।

मिनिमाइज़ बटन: एक ऐप्लीकेशन विंडो में यह ऐप्लीकेशन को टास्क बार पर एक बटन के रूप में परिवर्तित कर के स्थापित कर देता है एक डॉक्यूमेंट विंडो में यह केवल एक क्लोज बटन की तरह ही दिखता है।

मैक्सीमाइज़ बटन: ऐप्लीकेशन या डॉक्यूमेंट विंडोज को उनकी वास्तविक साइज़ में रीस्टोर करता है। यह बटन ऐसे दिखता है जैसे विंड़ोज की ओवर लैपिंग हो रही है।

क्लोज़ बटन: यह बटन टाइटल बार के दाएँ किनारे पर दिखाई देता है। ऐप्लीकेशन विंडो में इस बटन पर क्लिक करने से, ऐप्लीकेशन क्लोज हो जाता है और डॉक्यूमेंट विंडो में इस बटन पर क्लिक करने से डॉक्यूमेंट विडो बंद हो जाती है।

एक ऐप्लीकेशन विंडो में मिनिमाइज़ मैक्सीमाइज़ और रीस्टोर बटन निम्न काँबिनेशन में दिखाई देते हैं जैसे मिनिमाइज़/मैक्सीमाइज़ या मिनिमाइज/रीस्टोर।

सिलेक्ट की गई विंडो को मूव करना ( Moving the Selected Window)

जब स्क्रीन पर मल्टीपल ऐप्लीकेशन या मल्टीपल वर्ड डॉक्यूमेंट होते है, तो आप जैसे अपने डेस्क पर पेपर मूव करते हैं उसी तरह से आप विंडो को भी मूव कर सकते हैं।

एक सिलेक्ट की गई विंडो को मूव करने के लिए:

माउस का प्रयोग करके, उस विंडो को ऐक्टिवेट करो जिसे आप मूव कराना चाहते हैं। अब टाइटल बार को बहाँ तक ड्रैग करके ले जाओ जहां आप विंडों को ले जाकर रखना चाहते हैं। विंडो को नई लोकेशन में फिक्स करने के लिए माउस बटन को छोड़ो

आप एक मैक्सीमाइज विंडो मूव नहीं कर सकते हैं।

स्प्लिट और ज़ूम करना (Spliting and Zooming)

यह कमांड तब उपयोगी है जब आप चाहते हैं कि एक बड़े डॉक्यूमेंट के विभिन्न भागों में टेक्स्ट को मूव और कॉपी किया जा सके। इस कमांड के द्वारा, आप डॉक्यूमेंट विंडो को दो हिस्सों में बाँट सकते हैं।

एक डॉक्यूमेट को दी हिस्सों (Panes) में बाँटने के ले, स्प्लिट बार पर डबल क्लिक करो। यह चित्र में दिखाए अनुसार, वर्टिकल स्क्रॉल बार के ऊपर बना एक काला हिस्सा होता है। या दूसरी तरह से आप विंडो मेन्यू पर क्लिक करके, स्प्लिट को चुनो। डॉक्यूमेंट 2 विंडोज में विभाजित हो जाएगी आप स्प्लिट बार को ड्रैग करके, दोनों पेन्स का रिलेटिव डाइमेसन ऐडजस्ट कर सकते हैं। किसी भी एक पेन पर क्लिक करो ताकि यह एडिटिंग के लिए ऐक्टिव हो जाए। आपके डॉक्यूमेंट के एक सिगंल पेन व्यू में वापस आने के ले, स्प्लिट बार पर दोबारा क्लिक करो। पेन्स की रीसाइज़ करने के लिए, दोनो विंडोज़ के बीच के स्प्लिट को खींचो

वर्ड आप को डॉक्यूमेंट के व्यू को बड़ा या छोटा करने की भी सुविधा देता है।

डॉक्यूमेंट में जूम इन या आउट करने के लिए:

1. व्यू मेन्यू पर क्लिक करो और जूम कमांड चुनो चित्र की तरह डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा
2. इसमें रिडक्शन (छोटा करने के लिए) या एनलार्जमेंट (बड़ा करने के लिए) फैक्टर जो भी इस्तेमाल करना चाहते हैं, सिलेक्ट करो आपका डाक्यूमेंट तुरंत स्क्रीन पर उस साइज का हो जाएगा।

एक विंडो का साइज़ बदलना (Sizing a Window)

एक विंडो को रीसाइज़ करने के लिए:

1. माउस द्वारा, विंडो के किनारो को खीचों या विंड़ो के कोनो को खीचो ताकि रीसाइज किया जा सके।

एक डॉक्यूमेंट विंडो को क्लोज़ करना (Closing a Document Window)

डॉक्यूमेंट में काम खत्म करने के बाद, आप विंडो को क्लोज करें ताकि ये स्क्रीन से हट जाए और कम्प्यूटर की मेन मेमोरी भी फ्री हो जाए।

माउस द्वारा ऐक्टिव विंडो को क्लोज़ करने के लिए:

डॉक्यूमेंट के मेन्यू बार के बाई ओर स्थित डॉक्यूमेंट कंट्रोल मेन्यू आयकन पर डबल क्लिक करो। या मेन्यू बार के दाएँ किनारे पर स्थित क्लोज़ बटन पर क्लिक करो।

एक फाइल को क्लोज करना जिससे एक डॉक्यूमेंट को प्रयोग करने वाली सभी विंडोज क्लोज हो जाएँ:

1. फाइल पर क्लिक करके क्लोज़ को चुनो। यदि लास्ट सेव के बाद से डॉक्यूमेंट में कोई बदलाव नहीं किया गया है तो विंडो क्लोज हो जाएगी। लेकिन यदि लास्ट बार डॉक्यूमेंट को सूव करने के बाद से आपने कोई बदलाव किया है तो वर्ड एक ऐलर्ट डायलॉग बॉक्स दिखाएगा। जिसमें पूछा जाएगा कि आप क्लोज करने से पहले अपना काम सेव करना चाहते हैं क्या?

सभी विज़िबल डॉक्यूमेंट्स को क्लोज करने के लिए :

1. Shift key दबाओं और फाइल मेन्यू पर क्लिक करके क्लोज के स्थान पर क्लोज ऑल कमांड को चुनो।

ऑनलाइन हेल्प पाना (Getting Online Help)

हेल्प पाने के लिए:

1. स्टैंडर्ड टूलबार स्थित ऑफिस असिस्टेंट बटन पर क्लिक करो या हेल्प मेन्यू पर क्लिक करो और MS वर्ड हेल्प चुनो या F1 key दबाओ।
2. ऑफिस असिस्टेंट विंडो सामने होती है चित्र में दिखाए अनुसार ऑनस्क्रीन ऑफिस असिस्टेंट पर क्लिक करो।
3. What would you like to do? टेक्स्ट बॉक्स में अपना प्रश्न टाइप करो या मनचाही चॉएस क्लिक करो।
4. सर्च पर क्लिक करो।
5. कंटेंट सर्च हेल्प पाने के लिए, हेल्प मेन्यू पर क्लिक करो और What is this option को चुनो या Shift + F1 keys को एक साथ दबाओं माउस पॉइंटर एक प्रश्न चिन्ह (?) में बदल जाएगा जिस एलीमेंट पर आप हेल्प चाहते हैं, उस पर क्लिक करो।
6. प्रॉम्प्टेड निर्देशनों को पूरो करो ज आपके प्रश्नो का विस्तार से उत्तर करने पर दिथते हैं।
7. जब आप अत्म कर चुके होते हैं तो OK पर क्लिक करो जिससे हेल्प ऑप्शन क्लोज हो सके।

ऑपिस असिस्टेम को कस्टमाइज करने के लिए:

1. असिस्टेंट विंडो को राइट क्लिक करो।
2. ऑप्शन्स पर क्लिक करो। चित्र में दिखाए अनुसार एक ऑफिस असिस्टेंट डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
3. मन चाहे आप्शन्स पर क्लिक करो
4. OK पर क्लिक करो।

Life Our Facebook Page

See Also : O Level Study Material Notes Sample Model Practice Question Papers with Answers