M1 R4 Editing MS Word Documents Study Material in Hindi

M1 R4 Editing MS Word Documents Study Material in Hindi

M1 R4 Editing MS Word Documents Study Material in Hindi : इस पोस्ट में आपकों मिलेगीं Ms वर्ड डॉक्यूमेंट्स की एडिटिंग (Editing Ms- Word Documents) से जूड़ी महत्वपूर्ण जानकारी जैसे MS Word का परिचय (M1 R4 Introduction of MS Word) M1 R4 टेक्स्ट टाइप करना (Typing Text) Study Material in Hindi, M1 R4 O Level View of Work choice Study Material in Hindi, O Level M1 R4 Move or Scroll the Document Study Material Notes in Hindi, M1 R4 Using Go To Feature Study Material, O Level M1 R4 Selecting Text for Editing Study Notes, M1 R4 Using Find and Replace Notes in Hindi, M1 R4 Moving and Copying text and graphics Study Material in Hindi, आदि के विषये में महत्वपूर्ण जानकारी

M1 R4 Editing MS Word Documents Study Material in Hindi
M1 R4 Editing MS Word Documents Study Material in Hindi

M1 R4 MS वर्ड डॉक्यूमेंट्स की एडिटिंग (Editing MS- Word Documents) Study Material in Hindi

M1 R4 परिचय (Introduction of MS Word) Study Material Notes in Hindi

MS वर्ड आपकों कई व्यू प्रदान करता है और आप डॉक्यूमेंटस की एटिंग करते समय किसी भी व्यू में काम कर सकते हैं। यह समझने के लिए कि व्रड व्यू क्या हैं, घर के एक उदाहरण को लिजिए। यदि आप घर के सामने खड़े हैं तो आप प्रंट व्यू देखेंगे, यदि आप पीछे चले जाते हैं तो आप घर का बैक व्यू देखेंगे। अर्थात् घर वहीं रहता है, लेकिन घर का व्यू बदल जाता है और यह इस बात पर निर्भर करता हैं कि आप घर की स्थिति के अनुसार कहाँ खड़े हैं। इसी तरह वर्ड डॉक्यूमेंट्स के साथ भी आप अलग अलग व्यूज में काम कर सकते हैं। एक व्यू में यदि कुछ बदलाव किया जाता हैं तो यह दूसरे व्यू में भी दिखाई देगा। इस अध्याय में, हम एक डॉक्यूमेंट के उन अलग अलग व्यूज़ के बारे में चर्चा करेंगे, जिन के साथ आप काम कर सकते हैं और उनके एडिटिंग के तरीके की भी चर्चा करेंगे।

M1 R4 टेक्स्ट टाइप करना (Typing Text) MS Word Study Material Not

जब आप वर्ज में एक नया डॉक्यूमेंट खोलते हैं, इन्सर्शन पॉइंट, स्क्रीन के ऊपरी बाएँ किनारे पर होता है। आप इस डॉक्यूमेंट में टाइपिंग शुरू कर सकते हैं। आप डॉक्यूमेंट में एडिटिंग करके कभी भी कोई भी परिवर्तन कर सकते हैं।

आप स्टैडर्ड टूलबार पर स्थित शो/हाइड बटन पर क्लिक कर के सभी नॉन प्रिंटिंग कैरेक्टरर्स जैसे पैराग्राफ मार्क्स, टैब कैरेक्टर, और स्पेसेज को छिपा या दिखा सकते हैं। इस प्रकार के कैरेक्टर्स दिखाने से आप एक झलक में यह जान सकते हैं कि कहीं आपने कोई एक्स्ट्रा स्पेस तो टाइप नहीं की है, टैब कैरेक्टर की जगह स्पेसेज तो टाइप नहीं की है, आदि। ये कैरेक्टर, यद्दपि स्क्रीन पर दिखते हैं पर कभी भी प्रिंट नहीं होते हैं। देखे चित्र 1 में

M1 R4 नॉन प्रिंटिंग कैरेक्टरर्स Study Material Notes in Hindi
M1 R4 नॉन प्रिंटिंग कैरेक्टरर्स Study Material Notes in Hindi

वर्ड के द्वारा प्रदर्शित किए जाने वाले फॉर्मेटिंग मार्क्स को स्पेसीफाई करने के लिए:

  1. टूल्स मेन्यू पर क्लिक करो, ऑप्शन्स को चुनो
  2. व्यू टैब पर क्लिक करो
  3. फॉर्मेटिंग मार्क्स के अंतर्गत, प्रत्येक कैरेक्टर टाइप, जिसे आप दिखाना या छिपाना चाहते हैं, को सिलेक्ट करो या उसका चैक बॉक्स क्लीयर करो (देखे चित्र 2)

एक डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट इन्सर्ट करने के लिए:

  1. इन्सर्शन पॉइंट को वहाँ रखो जहाँ से आप टाइपिंग स्टार्ट करना चाहते हैं।
  2. टेक्स्ट टाइप करो।

M1 R4 मौजूद टेक्स्ट के ऊपर टाइप करना (Typing over the Existing Text) Study Material Hindi

डीफॉल्ट द्वारा, वर्ड मौजूद टेक्स्ट को दाई ओर मूव करता है जैसे जैसे आप नए कैरेक्टर्स इंसर्ट करते जाते हैं। यदि आप नए टेक्स्ट से मौजूद टेक्स्ट को कैरेक्टर बाई कैरेक्टर रिप्लेस करना चाहते हैं तो ओवर टाइप मोड में स्विच करो।

M1 R4 ऑप्शन डायलॉग बॉक्स में व्यू टैब Study Material in Hindi
M1 R4 ऑप्शन डायलॉग बॉक्स में व्यू टैब Study Material in Hindi

मौजूद टेक्स्ट पर टाइप करने के लिए

  1. स्टेटस बार पर स्थित OVR अर्थात ओवर टाइप बटन पर डबल क्लिक करो  (देखे चित्र 1)

यदि आप चाहते हैं, इन्सर्ट मोड में वापस आना तो OVR पर डबल क्लिक करो।

एक नया पैराग्राफ स्टार्ट करना (Starting a New Paragraph)

वर्ड में, पैराग्राफ वो होता है जिसमें कितना भी टेक्स्ट या ग्राफिक्स रखा जा सकता है पर इसके बाद पैराग्राफ मार्क भी होता है। एक पैराग्राफ तब खत्म होता है जब आप Enter Key दबाते हैं। यदि आप ने कुछ भी टेक्स्ट टाइप नहीं किया है लेकिन Enter key दब दी है तो भी वर्ड एक पैराग्राफ मार्क इन्सर्ट कर देता है। वर्ड में पूरे पैराग्राफ में एक साथ कई तरह की फॉर्मेटिंग (जैसे जस्टीफिकेशन और लाइऩ स्पेसिंग) ऐप्लाई की जा सकती है।

एक नया पैराग्राफ स्टार्ट करने के लिए:

  1. इन्सर्शन पॉइंटर को वहाँ रखो जहाँ से आप नया पैराग्राफ स्टार्ट करना चाहते हैं, और Enter key दबाओ।

जब आप Enter key दबाते हैं, वर्ड एक पैराग्राफ मार्क इन्सर्ट करता है और इन्सर्शन पॉइंट को नए पैराग्राफ की पहली लाइन तक मूव करता है।

एक नई लाइन स्टार्ट करना (Starting a New Line)

वर्ड ऑटोमैटिक रूप से टेक्स्ट को रैप करके नई लाइन में ले जाता है जब टाइप किया गाय टेक्स्ट दाई मार्जिन पर पहुँच जाता है। कभी कभी उदाहरण के तौर पर, जब एक लिस्ट टाइप करते हैं, तो शायद आप एक नई लाइन स्टार्ट करना चाहें, इससे पहले कि आप मार्जिन के अंत तक पहुँचे।

उसी पैराग्राफ में क नई लाइन स्टार्ट करने के लिए:

  1. इन्सर्शन पॉइंट को वहाँ रखो जहाँ से आप एक नई लाइन स्टार्ट करना चाहते हैं, और Shift + Enter दबाओ।
  2. वर्ड एक लिन ब्रेक कैरेक्टर इन्सर्ट करता है और इन्सर्शन पॉइंट को अगली लाइन के शुरू में मूव करता है।
  3. लाइन ब्रेक्स को देखने के ले स्टैंडर्ड टूलबार के शो/हाइड लाइन ब्रेक बटन पर क्लिक करो।

आपने जो टेक्स्ट लास्ट में टाइप किया था उसे रिपीट करना

वर्ड, आपके द्वारा टाइप किए गए टेक्स्ट का हिसाब रखता है। आपने जो टेक्स्ट अभी अभी टाइप किया है, उसे रिपीट करने के लिए, रिपीट कमांड का प्रयोग करो।

अभी अभी टाइप किए टेक्स्ट को रिपीट करने के लिए:

  1. इन्सर्शन पॉइंट को वहां रखो जहां आप अभी अभी टाइप किए गए टेक्स्ट को रखना चाहते हैं।
  2. एटिट मेन्यू पर क्लिक ककरो और रिपीट टाइपिंग को चुनो या Ctrl + Y दबाओ (देखे चित्र 3)

आप एडिट मेन्यू के रिपिट कमांड का प्रयोग, अपने लास्ट एडिटिंग ऐक्शन को रिपीट करने के लिए कर सकते हैं जो ऐक्शन आपने लास्ट में किया था उसके अनुसार कमांड का नाम बदल जाता है। उदाहरण के लिए, रिपीट पेस्ट, रिपीट बोल्ड आदि। आप अपने लास्ट एडिटिंग ऐक्शन को F4 key दबाकर या Ctrl + V keys  एक साथ दबाकर भी रिपीट कर सकते हैं।

टाइप किए गए टेक्स्ट में करेक्शन्स ऐप्लाई करना

सिंपल टाइपिंग की गल्तियों को करेक्ट करने के लिए Backspace या Del key दबाते हैं। आप के कम्प्यूटर के आधार पर, key या तो इन्सर्शन पॉइंट के पहले का टेक्स्ट डिलीट करती है या उसके बाद का। अधिक कैरेक्टर्स डिलीट करने के लिए, यह हमेशा ठीक होता है कि पहले आप डिलीट किए जाने वाला टेक्स्ट सिलेक्ट करो और फिर Backspace  या Del  key दबाओ या एडिट मेन्यू पर क्लिक करो और क्लीयर को चुनो।

एडिट मेन्यू में रिपीट टाइपिंग को हाईलाइट किया गया है।
एडिट मेन्यू में रिपीट टाइपिंग को हाईलाइट किया गया है।

यही आप टेक्स्ट को मूव करना चाहते है, डिलीट करना नही, तो स्टैडर्ड टूल बार के कट बटन का प्रयोग करो ताकि टेक्सट रिमूव हो जे और क्लिप बोर्ड पर स्टोर हो जाए। इसके बाद आप पेस्ट बटन का प्रयोग करके टेक्स्ट को दूसरी लोकेशन में इन्सर्ट कर सकते हैं। टैबल 1 में टेक्स्ट और प्राफिक्स डिलीट करेन के विभिन्न तरीके बताए गए हैं।

टेबल 1 टेक्स्ट या ग्राफिक्स डिलीट करने के key  काँबिनेशन्स

डिलीट करने के लिए (To delete) की काँबिनेशन (key combination)
सिलेक्टेड टेक्स्ट

इंसर्शन पॉइंट से पहले के कैरेक्टर्स

इंसर्शन पॉइंट के बाद के कैरेक्टर्स

इंसर्शन पॉइंट से पहले का एक शब्द

इंसर्शन पॉइंट से बाद का एक शब्द

 Press (Backspace) or (Del)

Press (Backspace) key

Press (Del) key

(Ctrl) + (Backspace

(Ctrl) + (Del)

 

डिलीट किए गए टेक्स्ट को रिस्टोर करने के लिए:

  1. स्टैंडर्ड टूलबार पर स्थित अनडू बटन पर क्लिक करो।
    या एडिट मेन्यू पर क्लिक और अनडू ऑप्शन को चुनो

एक सिलेक्शन को नए टेक्स्ट से रिप्लेस करने के लिए:

  1. जिस टेक्स्ट को आप रिप्लस करना चाहते हैं उसे सिलेक्ट करो।
  2. नया टेक्स्ट टाइप करो।
    जो टेक्स्ट आप टाइप केरंगे वह पूरे सिलेक्शन को रिप्लेस कर देगा

जब आप टाइप करे, और प ये नहीं चाहें कि सिलेक्ट किया टेक्स्ट रिप्लेस हो, तो टूल्स मेन्यू पर क्लिक करो और ऑप्शन चुनो अब एडिट टेब पर क्लिक करो और टाइपिंग रिप्लेसेज सिलेक्शन चैक बॉक्स को क्लीयर करो।

M1 R4 गल्तियों को अनडू करना (Undoing Mistakes) Study Material in Hindi

उदाहरण के लिए यदि आपने गलती से एक शब्द डिलीट कर दिया है, तो आप इसे अनडब कमांड द्वार वापस ला सकते हैं। अनडू के ऐक्शन को उल्टा करने के लिए रीडू कमांड का प्रयोग होता है। सेविंग, प्रिंटिंग जैसे कुछ ऐक्शन होते हैं जिन्हे आप अनडू नहीं कर सकते हैं।

परिवर्तन को अऩडू या रीडू करने के लिए:

  1. हाल ही में किए गए किसी ऐक्शन को अनडू करने के लिए स्टैडर्ड टूल बार पर स्थित बटन पर क्लिक करो या (Ctrl) + (Z) दबाओ अथवा रीडू बटन पर क्लिक करो या (Ctrl) + (y) दबाओ
  2. कई सारे ऐक्शन्स को अनडू या रीडू करने के लिए, अनडू या रीडू बटन के पास स्थित डाउन ऐरो पर क्लिक कर और फिर जिन ऐक्शन्स को आप अनडू या रीडू करना चाहते हैं उन्हे सिलेक्ट करो (देखे चित्र 4)

एक पैराग्राफ को डिलीट करना (Deleting a Paragraph Mark)

एक पैराग्राफ मार्क, पैराग्राफ का एंड़ दिखाता है। यह मार्क उस पैराग्राफ में टेक्स्ट या ग्राफिक्स के लिए फॉर्मेटिंग को स्टोर करता है। यह महत्वपूर्ण है कि आप गलती से भी इस मार्क को डिलीट न करें। यदि ऐसा हुआ तो इस रिस्टोर करने के लिए, अनडू बटन को तुरंत क्लिक करो, जैसे ही आपने मार्क को डिलीट किया ठीक उसके बाद।

वर्ड प्रत्येक पैराग्राफ के अंत में पैराग्राफ मार्क के रूप में पैराग्राफ की फॉर्मेटिंग को स्टोर करता है। यदि आपने एक निश्चित पैराग्राफ के पैराग्राफ मार्क को गल्ती से डिलीट कर दिया तो यह इसके नीचे के पैराग्राफ का फॉर्मेट ले लेता है।
एक पैराग्राफ मार्क अनजाने में डिलीट न हो इसके लिए स्टैडर्ड टूलबार स्थित शो/हाइड पर क्लिक करके पैराग्राफ मार्क्स को टर्न ऑन किया जा सकता है। आप टूल्स मेन्यू पर क्लिक करके, ऑप्शन्स चुनकर, फिर व्यू टैब सिलेक्ट करके और नॉन प्रिंटिग कैरेक्टर्स टर्न ऑन हो जाएँगे।

M1 R4 आपके कार्य के लिए सही व्यू का चुनाव Study Material Notes in Hindi

जिस तरह का काम आप करते हैं, वह आपको, आपकी जरूरत के अनुसार बेस्ट स्क्रीन व्यू निश्चित करने में मदद करता है। यदि आप एक डॉक्यूमेंट टाइप करते हैं तो ह सकता है कि प चाहें कि जितनी संभव हो, उतनी ऑन स्क्रीन टाइपिंग स्पेस मिले और इसके लिए आप नार्मल व्यू का प्रयोग करेंगे। यदि दूसरी ओर, आप फॉर्मेटिंग कर रहे हैं और आपको लगातार विभिन्न वर्ड टूल्स चाहिए तो आपको पेज ले आउट व्यू में काम करना चाहए जिससे वो सभी टूल्स हमेशा आसानी से उपलब्ध रहें। जब आप एक व्यू से दूसरे में स्विच करते हैं तो इन्सर्शन पॉइट डॉक्यूमेंट उसी लोकेशन पर रहता है। वर्ड में उपलब्ध अलग अलग व्यू है:

  • नॉर्मल व्यू
  • फुल स्क्रीन व्यू
  • वेब लेआउट व्यू
  • प्रिंट लेआउट व्यू
  • आउटलाइन व्यू
  • तीन तरीके जिनके द्वारा आप व्यू बदल सकते है, निम्न हैं:
  • मेन्यू कमांड्स के द्वारा
  • सॉटकट keys द्वारा
  • व्यू बटनो के द्वारा जो हॉरीजाँटल स्क्रॉल बार के बाई ओर पाए जाते हैं (देखे चित्र 5)

नॉर्मल व्यू में एडिटिंग करना (Editing is Normal View)

नॉर्मल व्यू, आपकी टाइपिंग और एडिटिंग के काम के लिए सबसे अच्छा व्यू हैं जिसे चित्र 5 में देखा जा सकता है। यह वर्ड का डीफल्ट व्यू है। इस व्यू में आप कैरेक्टर और पैराग्राफ फॉर्मेटिंग को ठीक वैसे ही देखेंगे जैसे वो प्रिंट होगें। लाइन और पेज ब्रेक, टैब स्टॉप एवं एलाइनमेंटस एकदम सही होते हैं। टेक्स्ट बॉडी के बाहर का एरिया अर्थात् जिस एरिया में हैडर्स, फुटर्स, फुट नोट्स, पेज नंबर्स, मार्जिन, स्पेसिंग आदि होते हैं, दिखाई नहीं देता है। नॉर्मल व्यू में इमेजेस भी दिखाई नहीं देती है। लेकिन नॉर्मल व्यू में कर्सर मूवमेंट बहुत तेज होता है।

M1 R4 नॉर्मल व्यू में डॉक्यूमेंट ए़डिट करना Study Material चित्र न. 5
M1 R4 नॉर्मल व्यू में डॉक्यूमेंट ए़डिट करना Study Material चित्र न. 5
नॉर्मल वल्यू के निम्न लाभ है:
  • यदि नॉर्मल या आउट लाइन व्यू में कार्य करते हैं तो आप टेक्स्ट को री रेप कर सकते हैं अर्थात् आप लाइन की लंबाई को री ऐडजस्ट कर सकते हैं ताकि यह डॉक्यूमेंट विंडो में फिट हो सके। इसके लिए आप को टूल्स मेन्यू में जाकर ऑप्शन चुनना होगा। फिर व्यू टैब को चुनकर रैप टू विंडो चैक बॉक्स को सिलेक्ट करो।
  • आप सभी पैराग्राफों के लिए स्टाइल नेम देख सकते हैं। इसे विजिबल बनाने के लिए, टूल्स मेन्यू चुनकर, ऑप्शन को चुनो। व्यू टैब पर क्लिक करके स्टाइल एरिया विड्थ स्पिनर बॉक्स का प्रयोग करके विड्थ को 0 से बड़ा बनाओ। यदि आप किसी डॉक्यूमेंट को स्कैन कर रहे हैं तो, यह सुनिश्चित करें कि स्टाइल स्टैंडर्ड दिखाई दें।
  • ड्राफ्ट फॉट कैरेक्टर को सिलेक्ट करो ताकि डॉक्यूमेंट को तेजी से प्रदर्शित किया जा सके और इसमें सभी फॉर्मेटिंग भी शामिल हों। यह कैरेक्टर फॉर्मेटिंग जैसे बोल्ड, अंडरलाइन और ग्राफिक्स नहीं दिखा सकता है बल्कि इनकी जगह खाली बॉक्स प्रदर्शित करता है।
M1 R4 फुलस्क्रीन व्यू में डॉक्यूमेंट Study Material in Hindi
M1 R4 फुलस्क्रीन व्यू में डॉक्यूमेंट Study Material in Hindi

नॉर्मल व्यू में स्विच करने के लिए:

  1. हॉरीजाँटल स्क्रॉल बार पर स्थित नॉर्मल व्यू बटन पर क्लिक करो या व्यू मेन्यू को चुनकर, नॉर्मल को क्लिक करो या Alt + Ctrl + N को दबाओ।

M1 R4 फुल स्क्रीन व्यू रमें एडिटिंग करना (Editing in Full Screen View) Study Material in Hindi

जब आप टाइपिंग एरिया को नीटर बड़ा करना चाह्ते हैं तो फुल स्क्रीन व्यू बहुत उपयोगी होता है। यह कैरेक्ट्र एवं पैराग्राफ फॉर्मेटिंग, लाइन और पेज ब्रेक, टैब स्टॉप एवं एलाइनमेंट के मामले में नॉर्मल व्यू के समकक्ष है। पेंज ब्रेक, टैब स्टॉप एवं एलाइनमेंट के मामलें में टगइटल बार, मेन्यू बार, टूल बार, रूलर, स्क्रॉल बार एवं र्स्टेटस बार आ9दि सतभी स्क्रीन से हटा दिए जाते हैं। स्क्रिन रपर एक स्पेशल फुल स्क्रीन टूल बार दिखाई पड़ता है जो यह दर्शाता रहै कि फुल स्क्रीन व्यू अभी प्रदर्शित हो रहा है। चित्र 6 में फिल स्क्रीन टूलबार के सहित एक डॉक्यूमेंट फुल स्क्रीन व्यू में ही दिखाया गया है।

फुल स्क्रीन व्यू को क्लोज करने के लिए:

  1. व्यू मेन्यू में क्लिक करो और फुलस्क्रीन व्यू को क्लोज करने के लिए फुल स्क्रीन टूलबार पर स्थित क्लोज़ फुल स्क्रीन बटन पर क्लिक करो।
M1 R4 वेब लेआउट व्यू में डॉक्यूमेंट
M1 R4 वेब लेआउट व्यू में डॉक्यूमेंट

वेब लेआउट व्यू में एडिटिंग करना (Editing in Web Layout View)

एक वेब पेज को वर्ड में बनाते समय, आपकों वेब लेआउट वल्यू में कार्य करना चाहिए. वेब लेआउट व्यू में आप बैक ग्राउंड देख सकते हैं, टेक्स्ट विंडो में फिट होने के लिएरैप हो जाता है, और ग्राफिक्स उचित जगह रपर पोजीशन हो जाती है ताकि पेज ठीक वैसा ही देखे जैसा रयह एक वेब ब्राउजर मेंम दिखेगा।

वेब लेआउट व्यू में डॉक्यूमेंट मैप, स्क्रीन के बाई ओर दिखेगा। यह व्यू आपको एक डॉक्यूमेंट के अंदर, तेजी से किसी भी हैडिंग तक जंप करने की सुविधा प्रदान करता है। (देखे चित्र 7)

प्रिंट लेआउट व्यू में एडिटिंग करना

प्रिंट लेआउट व्यू का प्रयोग यह देखने के लिए किया जाता है कि टैक्स्ट, ग्राफिक्स एवं अन्य एलीमेंट्स जैसे हैडर, फुटर आदि प्रिंटेड आउटपुट में किस प्रकार दिखाई देंगे। यह व्यू हैडर्स एवं फुटर्स की एडिटिंग, मार्जिन्स का ऐडजस्टमेंट एवं ड्रॉइंग ऑब्जेक्ट्स एवं कॉलम के साथ कार्य करने के लिए उपयोगी है।

प्रिंट लेआउट व्यू में कार्य करने के लिए:

  1. व्यू मेन्यू पर क्लिक करो और प्रिंट लेआउट चुनो या हॉरीजाँटल स्क्रॉल बार पर स्थित प्रिंट लेआउट बटन पर क्लिक करो या (ctrl)+ (P) keys को एक साथ दबाओ। (देखे चित्र 8)

आउट लाइनव्यू में एडिटिंग करना (Editing in Outline View)

आउटलाइन व्यू में आप सिर्फ मेन हैडिंग्स देखने के लिए एक डॉक्यूमेंट कोलाप्स  (collapse) कर सकते हैं या पूरा डॉक्यूमेंट देखने के लिए एक्सपांड (expand) भी कर सकते हैं। इस व्यू में स्क्रॉल करना या टेक्स्ट को अधिक दूरी तक ले जाना या टॉपिक्स की हैरार्की (hierarchy) बदलना बहुत आसान होता है। (देखें चित्र 9)।

M1 R4 आउट लाइनव्यू में एडिटिंग करना (Editing in Outline View) Study Material Notes in Hindi
M1 R4 आउट लाइनव्यू में एडिटिंग करना (Editing in Outline View) Study Material Notes in Hindi

आउटलाइन व्यू में स्विच करने रके लिए:

  1. स्क्रॉल बार पर स्थित आउटलाइन व्यू बटन पर क्लिक करो या व्यू मेन्यू पर क्लिक करके आउटलाइन को चुनो या (Alt) + (Ctrl) + (O) को दबाओ।

आउटलाइन व्यू में, आउटलाइन टूलबार चित्र 9 की तरह दिखेगा। बॉड़ी टेक्स्ट पैराग्राफों एवं फॉर्मेटिंग हैडिंग्स को अलग अलग लेवल पर करता है। नोट करें कि प्रत्येक हैडिंग के बाई ओर (+) य (-) चिन्ह दिखाई देते हैं।

  1. एक (+) चिन्ह यह दर्शता है कि बॉडी टेक्स्ट में सब हैडिंग्स या पैराग्राफ, हैडिंग के साथ जुड़े हुए हैं।
  2. एक (-) चिन्ह का अर्थ है हैडिंग या पैराग्राफ नहीं हैं।

टेबल में आउटलाइन टूलबार में जो बटन होते हैं, उनकी चर्चा की गई है।

एक डॉक्यूमेंट में से जूमिंग इन या आउट करना

जूम कमांड आपको, स्क्रीन पर दिखने वाले, डॉक्यूमेंट के कंटेट्स के ऑन स्क्रीन साइज को कंट्रोल करने की सुविधा प्रदान करता है।

ज़ूम कमांड का प्रयोग करने के लिए:

  1. व्यू मेन्यू पर क्लिक करो और जूम को चुनो।
  2. जूम डायलॉग बॉक्स जैसा चित्र 10 में दिखाया गया है, सामने आएगा। मन चाहा मैग्नीफिकेशन चुनो और OK पर क्लिक करो। मैग्नीफिकेशन जितना कम होगा, उतना ही ज्यादा हिस्सा आप अपने कार्य करते हैं तभी पूरा पेज या कई पेज जैसे ऑप्शन उपलब्ध होगे।

टूलबार से स्क्रीन में मैग्नीफिकेशन बदलने के लिए:

  1. जूम कंट्रोल के डाउन ऐरो पर क्लिक करो, और फिर एक प्रौसैट रपर्सेटेज या डॉक्यूमेंट साइज को सिलेक्ट करो।
  2. जूम कंट्रोल के टेक्स्ट बॉकास के भीतर क्लिक करो और फिर 10% में 500% तक एक नई पर्सेटेज
M1 R4 आउटलाइन व्यू में डॉक्यूमेंट Study Material Notes in Hindi
M1 R4 आउटलाइन व्यू में डॉक्यूमेंट Study Material Notes in Hindi

एक डॉक्यूमेंट को मूव या स्क्रॉल करना

ब्लिंकिग इंसर्शन पॉइंट यह बताता है कि आप जो टेक्स्च टाइप करेंगे वह कहाँ दिखाई देगा। जैसे जैसे आप टाइप करते जाते हैं, वर्ड डॉक्यूमेंट को स्क्रॉल करता जाता है ताकि इंसर्शन पॉइंट विंडो में विजिडबल हो सके। यदि आप टेक्स्ट को अपने डॉक्यूमेंट के दूसरे भाग में ले जाना चाहते हैं तो पहले आप इंसर्शन पॉइंट को इस लोकेशन में ले जाएँ और इसके बाद टेक्स्ट को इन्सर्ट करें। आप विंडो के नीचे और दाई ओर स्थित स्क्रॉल बार का प्रयोग, वर्ड विंडो में डॉक्यूमेंट के दूसरे भाग को देखने के लिए कर सकते हैं।

ध्यान रहे कि स्क्रॉलिंग से इंसर्शन पॉइट मूव नहीं होता है।

जब आप अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को एक नई लोकेशन में टाइप करना चाहते हैं तो माउस से पॉइंट करो और नई लोकेशन में इंसर्शन पॉइट को पोजीशन करे के लिए क्लिक करो। अन्यथा जैसे ही आप टाइपिंग स्टार्ट करेंगे, वर्ड इंसर्शन पॉइंट की जगह पर वापस स्कॉल होकर पहुँच जाएगा और वहाँ नया टेक्स्ट इन्सर्ट होगा।

M1 R4 स्क्रॉल बार के एलीमेंट्स
M1 R4 स्क्रॉल बार के एलीमेंट्स

4.1 माउस से मूव या स्क्रॉल करना

माउस पॉइंटर को हॉरीजाँटल एवं वर्टिकल स्क्रॉल बार में डाइरेक्ट करने से आपको एक डॉक्यूमेंट आसानी से स्क्रॉल करने की अनुमति मिलती है (देखे चित्र 11)। इस चित्र में आप स्क्रॉल बार के अलग अलग भागों को देख सकते हैं जिसमें स्क्रॉल बॉक्स और पेज व्यू बटन भी शामिल है।

वर्टिकल स्क्रॉल बार में स्क्रॉल बॉक्स की लोकेशन, यह दिखाती है कि पूरे डॉक्यूमेंट की लंबाई एवं चौड़ाई के हिसाब से स्क्रीन की लोकेशन क्या है।

यदि आप एक माउस का प्रयोग करते हैं और स्क्रॉल बॉक्स को वर्टिकल स्क्रॉल बार से नीचे की ओर ड्रैग करते हैं तो पेज नंबर स्क्रॉल बार की सहायता से इस्तेमाल किए जाने वाले स्क्रॉलिंग के सभी तरीकों को सूचीबद्ध किया जा रहा है।

टेबल में माउस द्वारा टेक्स्ट को स्क्रॉल करने के तरीके

टू मूव (To Move)क्लिक (click)
एक लाइन ऊपर या नीचेएक लाइन ऊपर या नीचे के लिए अप या डाउन स्क्रॉल ऐरो पर एक बार क्लिक करो।
एक स्क्रीन ऊपर या नीचेवर्टिकल स्क्रॉल बार में स्क्रॉल बॉक्स के ऊपर या नीचे के ग्रे एरिया में क्लिक करो।
एक पेज ऊपर या नीचेनेक्स्ट या प्रीवियस पेज बटन्स पर क्लिक करो।
बड़े वर्टिकल मूव्यवर्टिकल स्क्रॉल बार में एक नई लोकेशन तक वर्टिकल स्क्रॉल बॉक्स को क्लिक और ड्रैग करके ले जाओ।
हॉरीजाँटलीलेफ्ट या राइट स्क्रॉल ऐरो पर क्लिक और ड्रैग करो।
लेफ्ट मार्जिन मेंयदि नॉर्मल व्यू में हैं तो Shift key को दबाए अन्यथा, यदि आप प्रिंट लेआउट व्यू में हैं तो लेफ्ट स्क्रॉल ऐरो पर क्लिक करो।

माउस के द्वारा इन्सर्सन पॉइंट को मूव कराने के लिए:

  1. स्क्रॉल बार का प्रयोग करके, स्क्रॉल करते हुए वहाँ तक पहुँचो जहाँ आप चाहते हैं कि टेक्स्ट इन्सर्ट किया जाना चाहिए।
  2. उस लोकेशन पर क्लिक करो जहाँ आप चाहते हैं कि आपका इंसर्शन पॉइंट स्थित हो।

जब आप एडिट किए जाने वाले टेक्स्ट पर आते हैं तो नई टाइपिंग लोकेशन पर आप को I बीम पर अवश्य क्लिक करना चहिए। यदि प नई लोकेशन पर स्क्रॉल करके जाना चाहेते हैं और इन्सर्शन पॉइंट को पुरानी लोकेश पर ही छोड़ना चाहते हैं तो आपकी टाइपिंग और एड़िटिंग पुरीनी लोकेशन पर ही देखेगी।

कीबोर्ड द्वारा मूव स्कॉल करना

एक डॉक्यूमेमट में मूव या स्कॉल करने के लिए आप टैबल 4 में दी गई key काँबिनेशन (Combination) का प्रयोग करके कीबोर्ड का इस्तेमाल कर सकते हैं।

टेबल 4 एक डॉक्यूमेंट में स्क्रॉल या मूव करने के लिए key काँबिनेशन

टेबल 4
टेबल 4

ऑब्जेक्ट्स के द्वारा ब्राउज़ करना

वर्ड 2000 का एक उपयोगी फीचर है ब्राउज ऑब्जेक्ट कमांड यह कमांड आपकों एक डॉक्यूमेंट में ऑब्जेक्ट बाई ऑब्जेक्ट मूव करने की सुविध् देता है। टेबल 5 में आप जिन ऑब्जेक्ट्स द्वारा ब्राउज कर सकते हैं उनके आयकन्स दिए गए हैं।

टेबल 5 ब्राउजिंग ऑब्जेक्ट्स के लिए आयकन्स

टेबल 5
टेबल 5

ब्राउज ऑब्जेक्ट तरीके से नूव करने के लिए:

  1. वर्टिकल स्क्रॉल बार पर स्थित सिलेक्ट ब्राउड ऑब्जेक्ट बटन पर क्लिक करो। ब्राउज़ करना चाहते हैं, उसके आयुकन पर क्लिक करो।
  2. सिलेक्टेड ब्राउड ऑब्जेक्ट का प्रयोग करके, एक डॉक्यूमेंट में मूव करने के लिए, प्रीवियस या नेक्स्ट पेज/ ऑब्जेक्ट वाले ऐरोज पर क्लिक करो।
  3. ब्राउज ऑब्जेक्ट बटन पर क्लिक करो और ब्राउजिंग स्टॉप करने के लिए पेज आयकन चुनो।
  4. गो टू फी चर का इस्तेमाल करना (Using Go To Feature)
M1 R4 ब्राउज़ ऑब्जेक्ट बटन Study Material in Hindi
M1 R4 ब्राउज़ ऑब्जेक्ट बटन Study Material in Hindi

आप तेजी से एक डॉक्यूमेंट में, एक लोकेशन पर तब मूव कर सकते हैं जब आप गो टू कमांड का प्रयोग करते हैं। आप एक पेज, सेक्शन, लाइन फुटनोट टेबल हैडिंग दि, इस कमांड के लिए स्पेसिफाई कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप पेज नंबर के साथ गो टू कमांड का प्रयोग कर सकते हैं ताकि आप एक डॉक्यूमेंट के पेजों के बीच आगे पीछे मूव कर सके।

आप फाइन्ड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स का गो टू टैब प्रदर्शित करने के लिए, स्टेटस बार पर पेज को डबल क्लिक करो या (Ctrl) + (g) दबाओ।

इन्सर्शन पॉइंट को एक अलग लोकेशन में मूव कराना

यह एक ऐसा फीचर है जो गो टू कमांड का प्रयोग करके आपके इन्सर्शन पाइंट को, करकें पोजीशन के अनुसार मूव करने की आज्ञा देता है।

एक रिलेटिव डिस्टैंस तक मूव करने के लिए:

  1. एडिट मेन्यू पर क्लिक करके गो टू चुनो या (Ctrl) +(G) दबाओं जिससे फाइंड एवं रिप्लेस डॉयलॉग बॉक्स का गो टू टैब दिखाई देखा चित्र 13
  2. गो टू व्हाट: बॉक्स में लिस्ट में दिए गए ऑप्शन्स में से एक सिलेक्ट करो।
  3. जिस नंबर या अन्य आइडेटिफायर पर आप जाना चाहते हैं उसे एंटर करो। आप डॉक्यूमेंट में जितनी दूरी तय करना चाहते है उसके लिए एक पर्सेटेज वैल्यू भी एंटर कर सकते हैं।
  4. नेक्स्ट या प्रीवियस पर क्लिक करो।
  5. क्लोज़ पर क्लिक करो या फाइंड एडं रिप्लेस डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए (Esc) key दबाओ।

नोट करॆं कि एक डॉक्यूमेंट में विभिन्न सेक्शन, लाइन, कमेंट्स, फुटनोट्स, एंडनोट्स, फील्ड, टेबल, ग्राफिक्स और ईक्वेशन आदि में शुरू से अंत तक क्रमानुसार नंबर दिए गए होते हैं। इन आइटम्स में मूव करने के लिए गो टू व्हाट बॉक्स में से अन आइटम्स को सिलेक्ट करो। इसके बाद जिस आइटम पर आप जाना चाहते हैं उसका नंबर एंटर करो।

M1 R4 गो टू टैब प्रॉपर्टीशीट डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi
M1 R4 गो टू टैब प्रॉपर्टीशीट डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi

उदाहरण के लिए 9 होगा डॉक्यूमेंट का नौवाँ फुटनोट लेकिन +9 होगा करेंट पोजीशन से 9 फुटनोट आगे का फुटनोट।

आपकी करेंट लोकेशन से 5 पेज आगे मूव करने के लिए:

  1. एडिट मेन्यू में क्लिक करके गो टू चुनो। या (Ctrl) + (G) keys दबाओ।
  2. गो टू व्हाट: लिस्ट बॉक्स में, एंटर पेज नंबर टेक्स्ट बॉक्स में से टेक्स्ट नंबर को सिलेक्ट करो।
  3. +5 एंटर करो ताकि 5 पेजेस आगे मूव किया जा सके और -5 एंटर करने पर 5 पेजेस पीछे मूव किया जा सकेगा।
सिलेक्ट किया गया टेक्स्ट हाईलाइट या रिवर्स में दिखाई देता है।
सिलेक्ट किया गया टेक्स्ट हाईलाइट या रिवर्स में दिखाई देता है।

एक प्रीवियस लोकेशन में मूव करना

वर्ड लास्ट 3 लोकेशनों को याद रखता है जहाँ आपने टाइप या एडिट किया था (Ctrl) + (F5) दबाने से (गो बैक की काँबिनेशन) इन्सर्शन पॉइंट, पिछली लोकेशनों में क एक करके वापस आता है और फिर यह अपनी ओरीजनल जगह पर लौट आता है।

एक प्रीवियस एडिटिंग लोकेशन में वापस के लिए:

(Shift) + (F5) keys एक साथ दबाओं जब तक आप अपनी मनचाही लोकेशन तक न पहुँच जाओ।

एडिटिंग के लिए टेक्स्ट सिलेक्ट करना

वर्ड इस सिद्धान्त पर कार्य करता है कि चुनो र को। यदि आप टेक्स्मट में से एक शब्द डिलीट करना चाहते हैं या एक वाक्स को मूव करना चाहते हैं तो आप पहले उसे सिलेक्ट करो जिसे आप बदलना चाहते हैं। आप टेक्स्ट सिलेक्ट करने के लिए एक माउस य कीबोर्ड भी प्रयोग में ला सकते हैं। सिलेक्ट किया गया टेक्ट रिवर्स या हाईलाइटेड रूप में दिखाई देगा।

माउस से टेक्स्ट सिलेक्ट करना

आप टेक्स्ट के एक टुकड़े को या एक सिंगल कैरेक्टर या एक पूरा डॉक्यूमेंट सिलेक्ट कर सकते हैं। आप माउस और कीबोर्ड सिलेक्शन तकनीकों को जोड़ भी सकते हैं।

माउस से एक छोटा टेक्स्ट सिलेक्ट करने के लिए:

  1. जिस टेक्स्ट को आप सिलेक्ट करना चाहते हैं उसकी शुरूआत में माउस बटन को क्लिक करके दबा कर रखो।
  2. पॉइंटर को टेक्स्ट पर किसी भी दिशा में ड्रैग करो ताकि आप कोई भी छोटा टेक्स्ट अपनी पसंद के अनुसार सिलेक्ट कर सकते हैं।

यदि पॉइंटर, विंडो के किनारे को छूता है, जब आप ड्रैग करते हैं, और यदि अधिक टेक्स्ट होता है, तो विंडो उसी दिशा में स्क्रॉल करने लगती है।

इंसर्शन पॉइंट से एक दूर वाली लोकशन को सिलेक्ट करने के लिए:

  1. टेक्स्ट की शुरूआत में ही I बीम पर क्लिक करो ताकि इंसर्शन पॉइंट को रीलोकेट किया जा सके।
  2. (Shift) key को दबाकर रखो और (F8) key को दबाओ (यह एक्सटेंड सिलेक्शन key है)
  3. स्क्रीन को स्क्रॉल करो ताकि टेक्स्ट का अंतिम हिस्सा जो आप सिलेक्ट करना चाहते हैं, दिखाई दे।
  4. टेक्स्ट के अंत में I बीम पर क्लिक करो।
  5. यदि आपने स्टेप 2 में दबाई हुई (Shaft)key अभी तक दबाकर रखी है तो अब उसे रिलीज़ करो। या यदि आपने स्टेप 2 में (Esc) key को दबाया था तो (F8) दबाओ। (Esc) दबाओ ही एक्सटेंड सिलेक्शन मोड टर्न ऑफ हो जाता है लेकिन टेक्स्ट को सिलेक्ट किया गया, छोड़ जाता है।

टेबल 6 में दे गए तरीकों में से किसी एक तरीके का प्रयोग करके आप टेक्स्ट की खास यूनिट्स को सिलेक्ट कर सकते हैं।

टेबल 6 टेक्स्ट सिलेक्ट करने के तरीके

टैबल 6
टैबल 6

6.2 एक कीबोर्ड द्वारा टेक्स्ट सिलेक्ट करना

टेक्स्ट सिलेक्ट करने का तरीका है, जब आप इंसर्शन पॉइंट को मूव करें तब (Shift) key को दबाकर पकड़े रहें। टेक्स्ट को सिलेक्ट करने के लिए (Shift) key का प्रयोग किसी भी मूव key के साथ भी कर सकते हैं। इनमें से कुछ काँबिनेशन टेबल 7 में लिस्ट में दिए गए हैं।

टेबल 7 टेक्स्ट सिलेकेट करने के लिए key काँबिनेशन

टैबल 7
टैबल 7

इंसर्शन पॉइंट से लेकर एक दूरे वाली लोकेशन तक सिलेक्ट करने के लिए:

  1. इंसर्शन पॉइंट को उस टेक्स्ट के शुरू में रखो जिसे आप सिलेक्ट करना चाहते हैं।
  2. (F8) दबाओ (एक्सटेंड सिलेक्शन)
  3. टेबल 8 में दिए गए keys में से एक दबाओ ओर अंत में (Esc) key दबाओ।

टेबल 8 इंसर्शन पॉइंट से टेक्स्ट सिलेक्ट करना

टैबल 8
टैबल 8

M1 R4 O Level फाइंड एंड रिप्लेस का प्रयोग करना Study Material Notes in Hindi

वर्ड में अत्यंत शक्तिशाली फाइंड और रिप्लेस फीचर है, जो टेक्स्ट एडिटिंग को बहुत आसान बना देता है। टेक्स्ट को फाइंड और रिप्लेस करने के लिए, एडिट मेन्यू में कमांड होता है। आप इस कमांड का प्रयोग टेक्स्ट फुटनोट्स, ग्राफिक्स आदि को ढूँढने के लिए कर सकते हैं। इन आइटम को रिप्लेस करने के लिए, आप बाद में रिप्लेस कमांड का प्रयोग कर सकते हैं।

टेक्स्ट को खोजना

वर्ड की फाइंड सुविधा द्वारा, आप 255 कैरेक्टर्स तक लंबा ( जो इसकी अधिकतम साइज हो सकती है) कोई विशेष टेक्स्ट या वाक्संश खोज सकते हैं। आप स्पेशल कैरेक्टर्स जैसे टैब्स, पेज ब्रेक, ऐक्स्ट्रा स्पेसेज, लाइन नंबर, फुटनोट्स आदि भी एक डॉक्यूमेंट के भीतर ही ढूँढ सकते हैं।

यदि आप सिर्फ डॉक्यूमेंट के एक बाग में ङी टेक्स्ट को ढूँढना या रिप्लेस करना चाहते हैं तो टेक्स्ट के उस भाग को सिलेक्ट करो और फिर फाइंडिंग एंड रिप्लेसिंगह के सामान्य निर्देशों का पालन करो।

M1 R4 टेक्स्ट सिलेक्ट करने के लिए सिलेक्शन बार का प्रोयग करना Study Material in Hindi
M1 R4 टेक्स्ट सिलेक्ट करने के लिए सिलेक्शन बार का प्रोयग करना Study Material in Hindi

विशेष टेक्स्ट को खोजने के लिए:

  1. एडिट मेन्यू पर क्लिक करो और फाइंड को चुनो या (Ctrl) + (F) keys को एक साथ दबाओ। फाइन्ड एंड रिप्लेस डॉयलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें फाइन्ड टैब सिलेक्ट किया गया होगा। चित्र 16 देखे
  2. फाइन्ड व्हाट: टेक्स्ट बॉक्स में, आप जिस टेक्स्ट या स्पेशल कैरेक्टर्स को ढूँढना चाहते हैं, उसे टाइप करो।
  3. मोर (More) बटन पर क्लिक करके इस तरह के और ऑप्शन प्रदर्शित करो
  4. टेबल में दिए गए एक या अधिक ऑप्शन को फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स में से सिलेक्ट करो।
M1 R4 फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स Study Material Notes in Hindi
M1 R4 फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स Study Material Notes in Hindi

टेबल 9 फाइंड एंड रिप्लेस ऑप्शन

टेबल 9
टेबल 9
M1 R4 फाइंड एंड रिप्लेस बॉक्स, सर्च ऑप्शन्स के साथ Study Material in Hindi
M1 R4 फाइंड एंड रिप्लेस बॉक्स, सर्च ऑप्शन्स के साथ Study Material in Hindi
  1. खोज पुन: चालू करने के लिए फाइंड नेक्स्ट बटन पर क्लिक करो या रिप्लेस करो जिससे रिप्लेस विथ टेक्स्ट बॉक्स दिखाई दे।

वर्ड, टेक्स्ट या स्पेशल कारेक्ट्र की पहली ऑकरेंस (occurrence) को सर्च और सिलेक्ट करता है डायलॉग बॉक्स खुला रहता है और आप फाइंड नेक्सट क्लिक करते करते, टेक्स्ट या स्पेशल कैरेक्टर की सभी ऑकरेंसेज (   occurrence) को सर्च कर सकते हैं।

  1. फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स को क्लोज करने के लिए, कैंसिल पर क्लिक करो या (Esc) key को दबाओ।

उन शब्दो को खोजना जिनकी स्पेलिंग में संदेह है

यदि आप एक ऐसा शब्द खोजना चाहते हैं जिसकी स्पेसिंग के बारे में आपको संदेह है त उन अक्षरों की जगह, जिन के बारे में आपको संदेह है, आप स्पेशल कैरेक्टर प्रयोग करो। मान लो कि आप Rajive खोजना चाहते हैं पर आपको संदेह है कि आप इसमें j के साथ i लगाएँ या el तो आप Raj^?ve डाल सकते हैं अर्थात कैरेक्टर के बारे में संदेह है उसकी जगह ^? इन्सर्ट कर सकते हैं। अन्यथा आप स्पेशल बटन पर क्लिक करके प्रदर्शित हुए स्पेशल पॉपअप मेन्यू में से की भी अक्षर चुन सकते हैं। या आप एक शब्द का एक भाग भी सर्च कर सकते हैं जैसे Raj।

यदि आप शब्द के एक भाग जैसे Raj, के लिए सर्च करते हैं तो यह सुनिश्चित करें कि फांइड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स में फाइंड होस वर्ड्स ओन्ली चैक बॉक्स सिलेक्टेड न हो।

टेक्स्ट को रिप्लेस करना

आप खोजे गए टेक्स्ट को वर्ड की रिप्लेसिंग सुविधा का प्रयोग करके टेक्स्ट को ऑटोमैटिक रूप से रिप्लेस कर दसकते हैं। हर गलत स्पेसिंग की ऑकरेंस खोजने के लिए आप रिप्लेस कमांड का प्रयोग कर सकते हैं और इसे सही शब्द से रिप्लेस कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, गलत शब्द Rejeev को  Rajiv से रिप्लेस कर सकते हैं

यदि आप अपने डॉक्यूमेंट के एक ही भाग में टेक्स्ट को सर्च और रिप्लेस करना चाहते हैं तो पहले उस भाग को सिलेक्ट करो, और फिर फाइंडिंग और रिप्लेसिंग के सामान्य निर्देशों को पालन करो।
टेक्स्ट को रिप्लेस करने के लिए:

  1. एडिट मेन्यू पर क्लिक करके रिप्लेस चुनो या (Ctrl)+(H) keys को एक साथ दाबओ। फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा (देखें 18) रिप्लेस टैब पर क्लिक करो।
  2. फाइंड व्हाट: टेक्स्ट बॉक्स में, उस टेक्स्ट को टाइप करो जिसे आप रिप्लेस करना चाहते हैं।
  3. रिप्लेस विथ: टेक्स्ट बॉक्स में, नया टेक्स्ट टाइप करो।
  4. यदि जरूरत हो तो मोर बटन पर क्लिक करो ताकि अन्य ऑप्शन्स में से भी चुना जा सके।
  5. फाइंड नेक्स्ट या रिप्लेस ऑल बटन को चुनो।
  6. डॉक्यूमेंट में वापस आने के लिए कैंसिल पर क्लिक करो या (Esc) key दबाओ।

यदि आप प्रत्येक बदलाव को पक्का करना चाहते हैं तो फाइन्ड नेक्स्ट पर क्लिक करो। जब वर्ड टेक्स्ट की एक ऑकरेंस को ढूँढ लेता है तो टेक्स्ट को बदलने के लिए रिप्लेस बटन पर क्लिक करो। बिना पक्का किए, उस खास टेक्स्ट की सभी ऑकरेंसेज को बदलने के लिए, रिप्लेस ऑल बटन पर क्लिक करो।

M1 R4 फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स, जिसमें रिप्लेस टैब सिलेक्ट किया गया है। Study Material
M1 R4 फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स, जिसमें रिप्लेस टैब सिलेक्ट किया गया है। Study Material

फॉर्मेटिंग एवं स्टाइलों को खोजना और रिप्लेस करना

मानलो कि आपके पास डॉक्यूमेंट है जिसमें आपने की टाइटल्स को अंडरलाइन किया है और अब इसके बदले उन्हें इटालिसाइज़ (italisize) करना चाहते हैं। आप टेक्स्ट, फॉर्मेटिंग या टेक्स्ट फॉर्मेटिंग दोनों को इस सेक्शन में दिए गए तरीके द्वारा फॉर्मेंट कर सकते हैं।

फॉर्मेट्स को फाइंड और रिप्लेस करना

आप टेक्स्ट, फॉर्मेटिंग या दोनों को एक डॉक्यूमेंट में खोज कर रिप्लेस कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक टेक्स्ट ढूँढ कर इसे दूसरे टेक्स्ट से रिप्लेस कर सकते हैं, जैसा कि पहले बताया गया था। आप फॉर्मेंटिंग को भी ढूँढकर इसे अलग तरह की फॉर्मेटिंग से रिप्लेस कर सकते हैं।

फॉर्मेटिंग को खोज कर रिप्लेस करने के लिए:

  1. एडिट मेन्यू पर क्लिक करो और फाइंड या रिप्लेस चुनो। फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
  2. फाइंड व्हाड: बॉक्स में, आप जिस टेक्स्ट को ढूँढना चाहते हैं उसे टाइप करो या केवल फॉर्मेटिंग ढूँढने के लिए इस बॉक्स को खाली छोड़ो।
  3. फाँट, कैरेक्टर, पैराग्राफ, लैग्वेज या स्टाइल फॉर्मेटिंग, जिसे भी आप खोज कर रिप्लेस करना चाहते हैं, उसे सिलेक्ट करो। इसका तरीका नीचे बताया जा रहा है।
  • एक फाँट या कैरेक्टर फॉर्मेटिंग ढूँढने के लिए, फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बटन पर क्लिक करो और फिर फॉर्मेट बटन पर क्लिक करके, मेन्यू में से फाँट चुनो।
    फाइंड फाँट डायलॉग बॉक्स, चित्र 19 की तरह दिखेगा। यह डायलॉग बॉक्स, कैरेक्टर फॉर्मेटिंग के लिए इस्तेमाल किये जाने वाले फाँट डायलॉग बॉक्स जैसा ही हैष आप जो भी खोजना चाहते हैं जैसे फाँट या अन्य ऑप्शन, उन्हें ढूँढो और OK पर क्लिक करो या (Enter) दबाओ।

 

M1 R4 फाइंड फाँट डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi
M1 R4 फाइंड फाँट डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi
  • पैराग्राफ फॉर्मेटिंग खोजने के लिए, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करो और मेन्यू में से पैराग्राफ चुनो। चित्र 20 की तरह फाइंड पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इस डायलॉग बॉक्स में, आपको जो भी पैराग्राफ फॉर्मेटिंग ऑप्शन खोजने हैं उन्हें सिलेक्ट करके OK पर क्लिक करो या (Enter) दबाओ।
  • स्टाइल फॉर्मेटिंग खोजने के लिए, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करो और मेन्यू में से स्टाइल चुनो फाइंड स्टाइल डायलॉग बॉक्स चित्र 21 की तरह दिखाई देगा। जो स्टाइल आप खोज कर रिप्लेस करना चाहते है उसे सिलेक्ट करके OK पर क्लिक करो या (Enter) दबाओ।
M1 R4 फाइंड पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi
M1 R4 फाइंड पैराग्राफ डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi
M1 R4 फाइंड स्टाइल डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi
M1 R4 फाइंड स्टाइल डायलॉग बॉक्स Study Material in Hindi

फाँट, पैराग्राफ या स्टाइल ऑपशन जो आप सिलेक्ट रिप्लेस विथ: टेक्स्ट बॉक्स ठीक नीचे लिस्टेड होता देखे (चित्र 22)।

  1. फॉर्मेटिंग रिप्लेस करने के लिए रिप्लेस विथ: टेक्स्ट सिलेरक्ट करो फिर रिप्लेसमेंट टेक्स्ट टाइप करो या बॉक्स को खाली छोड़ दो ताकि फाइंड व्हाट: टेक्स्ट बॉक्स के कंटेट्स को केवल फॉर्मेटिंग से ही रिप्लेस किया जा सके। रिप्लेसमेंट टेक्स्ट में फॉर्मेटिंग जोड़ना के लिए, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करो। इसके बाद फाँट, पैराग्राफ या स्टाइल को चुनो। रिप्लेस फाँट, रिप्लेस पैराग्राफ या रिप्लेस स्टाइल डायलॉग बॉक्स दिखाई देंगे।
  2. जो ऑप्शन आपको चाहिए, उन्हें सिलेक्ट करो। OK पर क्लिक करो या (Enter) दबाओ (देख चित्र 22)। जो भी फॉर्मेंटिग ऑप्शन आप सिलेक्ट करते हैं वे रिप्लेस विथ बॉक्स के नीचे दिखते हैं।
  3. फाइंड नेक्स्ट पर क्लिक करो ताकि विशेष टेक्स्ट, फॉर्मेटिंग या दोनो की अगली ऑकरेंस (Occurance) को खोजा जा सके।
M1 R4 Study Material Notes in Hindi
M1 R4 Study Material Notes in Hindi

7. अंत में यदि फाइंड या रिप्लेस ऑपरेशन पूरा हो गया हो, तो कैंसिल पर क्लिक करो। या (Esc दबाओ) ताकि फाइंड एडं रिप्लेस डायलॉग बॉक्स को बंद किया जा सके।

फॉर्मेटिंग सिलेक्शन, जो आप फाइन्ड व्हाट: या रिप्लेस विथ: टेक्स्ट बॉक्स में करते हैं, वो तब तक प्रभावकारी होता हैं जब तक आप उन्हें बदल नहीं देते हैं। अर्थात् अगवली बार जब आप फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स खोलेंगे, तब तक भी वह सिलेक्शन प्रभावकारी रहेगा।

वर्ड की फाइंड एंड रिप्लेस विशेषता फ्लेक्सिबल है जो आपको फॉर्मेटिंग की परवाह किए बिना टेक्स्ट को रिप्लेस करने की सुविधा देती है। इसके अलावा यह हमें केवल फॉर्मेटिंग या टेक्स्ट एवं फॉर्मेटिंग दोनों को रिप्लेस करी की सुविधा देती है। आप टेक्स्ट को किसी से भी रिप्लेस नहीं कर सकते हैं (अर्थात् खास टेक्स्ट को डिलीट कर सकते हैं) या फॉर्मेटिंग को हटा सकते हैं। टेबल 7.10 में वे उपलब्ध ऑप्शन बताए गए हैं जो फाइंड एंड रिप्लेस कमांड के प्रयोग पर मिलते हैं।

टेबल 10 फाइंड एंड रिप्लेस कमांड के साथ ऑप्शन

टेबल 10
टेबल 10

स्पेशल कैरेक्टर्स को खोजकर रिप्लेस करना
आप नीचे दिए अनुसार स्पेशल या नॉन प्रिंटिंग कैरेक्ट्र्स को खोलकर रिप्लेस कर सकते हैं।

  • मैनुअल पेज ब्रेक और सेक्शन पेजब्रक
  • पैराग्राफ मार्क्स और टैब कैरेक्टर्स
  • व्हाइट (White) स्पेस और नॉन ब्रेकिंग स्पेसेज
  • ग्राफिक्स
  • नॉन ब्रेकिंग और ऑप्शनल हाइफन्स
M1 R4 स्पेशल कैरेक्टर लिस्ट Study Material in Hindi
M1 R4 स्पेशल कैरेक्टर लिस्ट Study Material in Hindi

स्पेशल कोडो को खोजकर रिप्लेस करने के लिए:

  1. एडिट मेन्यू पर क्लिक करो और फाइंड या रिप्लेस को चुनो।
  2. फाइंड व्हाट या रिप्लेस विथ टेक्स्ट बॉक्स को सिलेक्ट करो।
  3. मोर बटन और स्पेशल बटन को क्लिक करो। चित्र 23 में दिखाए अनुसार स्पेशल कैरेक्टर्स की लिस्ट दिखाई देगी।
  4. जिस स्पेशल कैरेक्टर को आप खोजकर रिप्लेस करना चाहते हैं उसे सिलेक्ट करो।
  5. आप टेबल 11 में दिए गे key काँबिनेशन का प्रयोग करके उन कोड़ो को एंटर भी कर सकते हैं।

टेबल 11 स्पेशल कैरेक्टर्स के लिए कोड

टैबल 11
टैबल 11

M1 R4 टेक्स्ट एवं ग्राफिक्स को मूव एवं कॉपी करना Study Material Notes in Hindi

आपने एक डॉक्यूमेंट में दूसरे ऐप्लीकेशन से कोई भी टेक्स्ट, ग्राफिक या एक आइटम इंसर्ट किया है तो उसे आप मूव या कॉपी कर सकते हैं।

M1 R4 ड्रैग एंड ड्रॉप Study Material in Hindi
M1 R4 ड्रैग एंड ड्रॉप Study Material in Hindi
  • मूविंग का अर्थ हैं सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट या ग्राफिक को एक जगह से हटाना (कट करना) और उसी डॉक्यूमेंट में दूसरी लोकेशन पर इन्सर्ट करना।
  • कॉपी करने का अर्थ है सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट या ग्राफिक की कॉपी करना और इसे दूसरी लोकेशन में इस तरह इन्सर्ट करना ताकि ओरीज़नल डॉक्यूमेंट में कोई परिवर्तन न हो।

ड्रैग एंड ड्रॉप तकनीक द्वारा मूव एवं कॉपी करना

एक डॉक्यूमेंट में थोड़ी दूरी तक यदि एक सिलेक्शन को मूव और कॉपी करना है तो ड्रैग एंड ड्रॉप एडिटिंग इसका एक आसान तरीका है। आप डॉक्यूमेंट्स के बीच आइटम्स को ड्रैग कर सकते हैं। लेकिन एक डॉक्यूमेंट में यदि एक सिलेक्शन को लम्बी दूरी तक मूव या कॉपी करना है तो आपको कट, कॉपी एवं पेस्ट कमांड्स का ही प्रयोग करना होगा।

टेक्स्ट/ग्राफिक को ड्रैग एंड ड्रॉप एडिटिंग द्वारा मूव कराने के लिए:

  1. जिस टेक्स्ट या ग्राफिक को आप मूव कराना चाहते हैं उसे सिलेक्ट करो।
  2. सिलेक्टेड टेक्स्ट या ग्राफिक को पॉइंट करो और बायाँ माउस बटन दबाए रखकर, जब चित्र 24 की तरह ड्रैग एंड ड्राप पॉइंटर दिखाई दे, तब डॉटेड इंसर्शन पॉइंट को नई लोकेशन तक ड्रैग करो।
  3. टेक्स्ट को नई जगह पर छोड़ने के लिए माउस बटन को रिलीज करो।

टेक्स्ट/ग्राफिस को ड्रैग एंड ड्रॉप एडिटिंग द्वारा कॉपी करने के लिए:

  1. जिस टेक्स्ट/ग्राफिक की आप कॉपी करना चाहते हैं, उसे चुनो।
  2. Ctrl key को दबाकर रखो और सिलेक्टेड टेक्स्ट या ग्राफिक्स को पॉइंट करो और फिर बाएँ माउस बटन को दबाकर रखो। जब आप डॉटेड इंसर्शन पॉइंट को नई लोकेशन तक खीचें।

टूलबार द्वारा टेक्स्ट/ ग्राफिक को मूव या कॉपी करने के लिए:

  1. टेक्स्ट या ग्राफिक जो आप मीव या कॉपी करना चाहते हैं उसे सिलेक्ट करो।
  2. इनमें से एक करो:
  • सिलेक्शन को मूव करने के लिए, स्टैडर्ड टूलबार स्थित कट बटन पर क्लिक करो।
  • सिलेक्शन को कॉपी करने के लिए, स्टैडर्ड टूलबार स्थित कॉपी बटन पर क्लिक करो।
  1. सिलेक्शन को कॉपी करने के लिए, स्टैंडर्ड टूलबार स्थित कॉपी बटन पर क्लिक करो।

इन्सर्शन पॉइंट को नई लोकेशन में पोजीशन करो, जहाँ आप नया टेक्स्ट या ग्राफिस इन्सर्ट करना चाहते हैं। अब स्टैंडर्ड टूलबार पर स्थित पेस्ट बटन को क्लिक करो।

M1 R4 मूविंग और कॉपींग के लिए कीबोर्ड शॉर्टकटस का प्रयोग करना Study Material in Hindi 

वर्ड में कई कीबोर्ड शॉर्टकट्स होते हैं अर्थात कई key काँबिनेशन्स होते हैं। टेबल 12 में कीबोर्ड शॉर्टकट्स का प्योग करेक टेक्स्ट या ग्राफिक्स को कट, कॉपी और मूव कराने के लिए अलग अलग तरीकों की लिस्ट दी गई है।

टेक्स्ट या ग्राफिक्स को मूव या कॉपी कराने के कीबोर्ड शॉर्टकट्स

स्मार्ट कटिंग और पेस्टिंग

जब आप टेक्स्ट के एक भाग को कट या पेस्ट करते हैं तो वर्ड एक बॉक्स में बची हुई बाकी जगह को ऑटोमैटिक रूप से ऐडजस्ट कर देता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक शब्द को किसी पंक्चुएशन मार्क जैसे कौमा या पीरियड (.) के पहले डिलीट करते हैं तो वर्ड उस शब्द और पंक्चुएशन मार्को के बीच की की भी जगह को हटा देता है।

स्मार्ट कटिंग एंड पेस्टिंग ऑप्शन को सैट करने के लिए:

टूल्स मेन्यू पर क्लिक करो और ऑप्शन्स को चुनो।

एडिटिंग ऑप्शन के अंतर्गत एडिट टैब पर क्लिक करो और यूज स्मार्ट कट एंड पेस्ट बॉक्स पर चैक करो (देखे चित्र 25

M1 R4 ऑप्शन डायलॉग बॉक्स के साथ एडिट Study Material in Hindi
M1 R4 ऑप्शन डायलॉग बॉक्स के साथ एडिट Study Material in Hindi

एक ही टेक्स्ट या ग्राफिक्स को कई जगहो पर पेस्ट करना

क्लिप बोर्ड, टेक्स्ट और ग्राफिक्स को पकड़ कर रखने की एक अस्था मेमोरी होती है। प्रत्येक बार जब आप कट या कॉपी कमांड प्रयोग करते हैं, तो सिलेक्ट किया गया टेक्स्ट या ग्राफिक्स, कंटेटेस को क्लिप बोर्ड में कॉपी करता है। जब आप उसे एक डॉक्यूमेंट में पेस्ट कर देते हैं, तो भी इसकी एक कॉपी क्लिप बोर्ड पर रहती है। अत: आप सिलेक्ट किए गए टेक्स्ट को दोबारा डॉक्यूमेंट में जहाँ चाहें वहाँ पेस्ट कर सकते हैं।

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