M1 R4 Basics of Word Processor Study Material in Hindi

M1 R4 Basics of Word Processor Study Material in Hindi : इस पोस्ट में आपकों मिलेगीं वर्ड प्रोसेसर के मूल सिद्धान्त (Basics of Word Processor) और इससे जुड़ी बहुत सी महत्वपूर्ण जानकारी जैसे M1 R4 Basics of Word Processor का विस्तार पूर्ण परिचय, M1 R4 वर्ड रैप (Word Wrap) Study Material in Hindi और M1 R4 Margins and Columns Study Notes in Hindi M1 R4 Basics टेक्स्ट की एडिटिंग Study Material in Hindi,  M1 R4 सर्च और रिप्लेस Study Material Notes in Hindi, M1 R4 टेक्स्ट का जस्टीफिकेशन Study Material in Hindi, आदि के विषये में महत्वपूर्ण जानकारी

वर्ड प्रोसेसर के मूल सिद्धान्त (Basics of Word Processor)

परिचय

वर्ड प्रोसेसर एक सॉफ्टवेयर पैकेज है जो आपकों टेक्स्ट एंटर करने तथा शब्दों एवं वाक्यांशों में परिवर्तन करने में आपकी मदद करता है। आप टाइप किए हुए लेटर्स, डॉक्यूमेंट्स एवं रिपोर्ट्स को आसानी से बदल सकते हैं एवं उन्हें भविष्य में प्रयोग के लिए स्टोर कर सकते हैं। आप जब और जैसे चाहें, प्रिंटर पर इन डॉक्यूमेंट्स को प्रिंट कर सकते हैं। वर्ड प्रोसेसर में इस तरह से तैयार किया गया डॉक्यूमेंट शुद्ध होता है, देखने में अच्छा लगता है एवं कम समय में ही बनाकर प्रिंट किया जा सकता है।

वर्ड प्रोसेसर आपकों कम प्रयास में अधिक प्रभावी एवं कुशल तरीके से काम करने की अनुमति प्रदान करता है

M1 R4 वर्ड प्रोसेसर क्यों? Study Material Notes in Hindi

आप वर्ड प्रोसेसर का प्रयोग लेटर्स प्रिंट करने में, मेलिंग लिस्ट बनाने में डॉक्यूमेंट एवं रिपोर्ट बनाने में कर सकते हैं। वर्ड प्रोसेसर में इन कार्यो को टाइप राइटर की अपेक्षा अधिक तेजी से किया जा सकता है। आप डॉक्यूमेंट्स में स्पेलिंग की जाँच भी कर सकते हैं। इसके अलावा आप एक वाक्य में सही शब्द डालने के लिए भी इसकी मदद ले सकते हैं। आप पेज नंबर भी डाल सकते हैं एवं मार्जिन भी बदल सकते हैं। आप चुने हुए शब्दों पर जोर डालने के लिए उन्हें boldface, italics या bold italics में प्रिंट कर सकते हैं।

वर्ड प्रोसेसर कम्प्यूटर की हार्ड डिस्क में लंबे लेटर्स स्टोर कर सकत हैं। इसके बाद आप उन लेटर्स में सुधार कर सकते हैं या कीबोर्ड की कुछ keys को दबाकर उन लेटर्स की कॉपी प्रिंट कर सकते हैं। यदि आपकों एक लेटर में कुच भी बदलना है तो आप पूरा लेटर दोबारा टाइप किए बिना ही ऐसा कर सकते हैं। इसके साथ ही वर्ड प्रोसेसर का प्रयोग एक ही लेटर को कई ऐड्रसेज पर भेजने के लिए इसकी मेलमर्ज सुविधा द्वारा या इंटरनेट पर इलेक्ट्रॉनिक मेल की सुविधा द्वारा किया जा सकता है। इस तरह आपकों प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग लेटर टाइप नहीं करना पड़ेगा। अप वर्ड प्रोसेसर को फैक्स सुविधा का प्रयोग करके पिक्चर्स या लेटर्स भेजने के लिए भी निर्देश दे सकते हैं।

वर्ड प्रोसेसिंग की शब्दावली

M1 R4 Basics वर्ड रैप (Word Wrop) Study Material in Hindi

जब आप राइट मार्जिन से बाहर टाइप करते हैं तो वर्ड प्रोसेसर अपने आप टेक्स्ट को अगली लाइन में पहुँचा देता है। इसे ही वर्ड रैप कहा जाता है। टाइपराइटर की तरह, आपकों प्रत्येक लाइन के अंतर में ध्यान रखने की जरूरत, वर्ड प्रोसेसिंग में नहीं पड़ती है।

M1 R4 Basics of Word processor टेक्स्ट की एडिटिंग Study Material

एक टाइप राइटर पर, जब आप एक लाइन पर की शब्द छोड़ देते हैं तो आपकों पूरा लेटर फिर से टाइप करना पड़ता है लेकिन वर्ड प्रोसेसर के प्रयोग से आप पहले से टाइप किए हुए टेक्स्ट में कही भी कोई शब्द, वाक्य अथवा पैराग्राफ इन्सर्ट कर सकते हैं। नया टेक्स्ट अपने आप से व्यवस्थित हो जाता है। इसी तरह आप टेक्स्ट के किसी भी भाग को डिलीट कर सकते हैं और बचा हुआ भाग स्वत: ही व्यवस्थित हो जाएगा।

चित्र 1 में आप देख सकते हैं कि वर्ड प्रोसेसर ने एक नया वाक्यांश against literacy इन्सर्ट किया है तथा निम्न टेक्स्ट को डिलीट किया है, “to reduce the number of those who can neither read or write

M1 R4 सिलेक्शन  Study Material in Hindi

सिलेक्शन एक साथ रखे गए शब्दों का समूह होता है। वर्ड प्रासेसर एक सिलेक्शन पर कई तरह के कार्य जैसे कॉपी करना, मूव करना, या डिलीट करना आदि कर सकता है सिलेक्शन हाइलाइटेड अथवा रिवर्स में दिखाई देता है। इसके बाद आप उपयुक्त कमांड देकर सिलेक्शन को उसी डॉक्यूमेंट अथवा दूसरे डॉक्यूमेंट में मूव करा सकते हैं या कॉपी कर सकते हैं।

सिलेक्शन को कॉपी करना अथवा मूव कराना

आप वर्ड प्रोसेसर की मदद से एक ही डॉक्यूमेंट में सिलेक्शन को एक जगह से दूसरी जगह तक मूव करवा सकते हैं अवा उसे कॉपी कर सकते हैं। इससे टेक्स्ट को बार बार टाइप करने का समय बचेगा चित्र 3 में, चित्र 2 का हाइलाइटेड पैराग्राफ एक जगह से दूसरी जगह पर मूव कराकर दिखाया गया है। इसके अलावा चित्र 5.2 में हाइलाइटेड पैराग्राफ की कॉपी वर्ड प्रोसेसर की copytext की क्षमता का इस्तेमाल करके चित्र 5.4 में की गई है।

चित्र 5.3 (चित्र 5.2 हाइलाइटेड टेक्स्ट को एक नई जगह पर मूव कराया गया है।

चित्र 5.4: (चित्र 5.2 में हाइलाइटेड टेक्स्ट को नई जगह पर कॉपी किया गया है।)

M1 R4  Basics सर्च और रिप्लेस  Study Material Notes in Hindi

वर्ड प्रोसेसर, डॉक्यूमेंट में किसी विशेष शब्द या कैरेक्टर को खोज सकता है एवं उसे आपके मन चाहे शब्द से रिप्लेस कर सकता है। उदाहरण के तौर पर मान लो आपने एक डॉक्यूमेंट में DISC लिखा है और अब आप उसे पूरे डॉक्यूमेंट मॆं DISK शब्द में रिप्लेस करना चाहते हैं तो आप वर्ड प्रोसेसर की सर्च और रिप्लेस विशेषता का प्रयोग कर के ऐसा कर सकते हैं।

डिक्शनरी/ग्रामर की जाँच

आप वर्ड प्रोसेसर का प्रयोग करके अपने डॉक्यूमेंट में स्पेंलिंग की जाँच कर सकते हैं एवं गल्तियों को ढूँढ सकते हैं। चित्र 5.5 में अधिकांश वर्ड प्रोसेसर पैकेज में उपलब्ध सुविधाओं को दिखाया गया है।

आप अपने डॉक्यूमेंट के हर शब्द को जाँचने के लिए वर्ड प्रोसेसर में उपलब्ध डिक्शनरी का प्रयोग कर सकते हैं। डिक्शनरी में 10,000 से लेकर 100,000 तक शब्द हो सकते हैं।

यदि आपके डॉक्यूमेंट में लिखा कोई शब्द, डिक्शनरी के शब्द से मैच नहीं करता है तो इसका अर्थ है कि या तो शब्द की स्पेलिंग गलत है, अथवा शब्द सही है लेकिन डिक्शनरी में शामिल नहीं है। डिक्शनरी फीचर एक ऐसी सूची तैयार करेगा जिसमें मैच ना होने वाले शब्द आपके लिए रखे जाएँगे ताकि आप उचित ऐक्शन ले सकें। यदि आपका डॉक्यूमेंट लीगल अथवा टेक्निकल है तो आप स्पेलिंग की जाँच के लिए लीगल अथवा टेक्निकल डिक्शनरी का भी प्रयोग कर सकते हैं।

M1 R4 कैरेक्टर की स्टाइल और उनका साइज़ Study Material in Hindi

आप कैरेक्टर्स का साइज और टाइप बदल सकते हैं जिससे एक प्रिंटेड डॉक्यूमेंट अधिक आकर्षक और व्यावसायिक लगे। आप मेन हैडिंग के लिए बड़े और बोल्ड अक्षरों का प्रयोग कर सकते हैं। अक्षरों के कुछ स्टाइल और साइज़ नीचे दिए जा रहे हैं।

 हैडर, फुटर एवं पेज नंबरिंग

हैडर एक स्पेशल टेक्स्ट है जो प्रत्येक पेज के शीर्ष पर सामान्य टेक्स्ट से ऊपर प्रिंट होता है।

फुटर एक स्पेशन टेक्स्ट है जो प्रत्येक पेज के नीचे प्रिंट होता है। एक वर्ड प्रोसेसर, एक डॉक्यूमेंट में स्वत: ही पेज नंबरों को जनरेट करता है एवं प्रेत्येक पेज पर हैडर एवं फुटर प्रिंट करता है।

M1 R4 मार्जिन एवं कॉलम Study Material Notes in Hindi

टेक्स्ट से कागज के बाएं एवं दाएँ  किनारों की दूरी को क्रमश बाई (Lefi) एवं दाई (Right) मार्जिन कहा जाता है। सामान्यत: यह एक इंच होती है लेकिन आप इसे आसानी से बदल सकते हैं। आप टेक्स्ट को भी दो या अधिक कॉलम्स में प्रिंट कर सकते हैं जैसे न्यूज़पेपर में होता है।

M1 R4 Basics of Word Processor टेक्स्ट का जस्टीफिकेशन Study Material in Hindi

जस्टीफिकेशन का अर्थ है टेक्स्ट का ऐसा ऐलाइनमेंट जो दी गई मार्जिन के

चित्र 5 वर्ड प्रोसेसर में एक डॉक्यूमेंट को चैक करने के लिए उपलब्ध विभिन्न सुविधाएँ

चित्र 6 एक डॉक्यूमेंट पर हैडर, फुटर एवं पेज नंबर

चित्र 7 विभिन्न प्रकार के जस्टीफिकेशन

अंदर ही टाइप हो। टेक्स्ट या तो बायाँ दायाँ बीच में (Center) अथवा जस्टीफाइड (Jusified) हो सकता है। निम्न उदाहरण में विभिन्न प्रकार के टेक्स्ट अलाइनमेंट बताए जा रहें हैं।

लेफ्ट जस्टीफिकेशन में, टेक्स्ट का बायाँ किनारा सीधा होगा और दायाँ किनारा टेढा मेढ़ा होगा।

राइट जस्टीफिकेशन में टेक्स्ट का दायाँ किनारा एक सीध में तथा बायाँ किनारा टेढ़ा मेढ़ा होगा।

सेंटर जस्टीफिकेशन में. टेक्स्ट पेज के राइट एवं लेफ्ट किनारों के ठीक बीचों बीच प्रिंट होता है।

ईवर (Even) जस्टीफिकेशन में, टेक्स्ट, पेज के दोनों लेफ्ट तथा राइट मार्जिन पर अलाइन होता है।

लाइन स्पेसिंग

वर्ड प्रोसेसर में दो लाइनों के बीच की जगह को बदला जा सकता है। आप टाइप की गई प्रत्येक दो लाइनों के बीच एक या अधिक खाली लाइनें छोड़ सकते हैं लेकिन वर्ड प्रोसेसर में डीफॉल्ट लाइन स्पेसिंग है, सिंगल लाइन स्पेसिंग। जब दो टाइप की गई लाइनों के बीच एक और खाली लाइन छोड़ी जाती है तो इसे डबल लाइन स्पेसिंग कहा जाता है। डबल लाइन स्पेसिंग का आम तौर पर उपयोग लेटर्स ड्राफ्ट करने में होता है। चित्र 5.8 में एक पैराग्राफ दिखाया गया है जिसे पहले सिंगल लाइन स्पेसिंग में टाइप किया गया और बाद में इसे डबल लाइन स्पेसिंग में बदला गया।

डबल लाइन स्पेसिंग का प्रयोग ड्राफ्ट डॉक्यूमेंट्स में किया जाता है। ड्राफ्ट को लाइनों के बीच की जगह का इस्तेमाल करके ठीक किया जा सकता है।

टैब सैटिंग

आप वर्ड प्रोसेसर में, टाइप राइटर की ही तरह, डॉक्यूमेंट में कॉलम टाइप करने के लिए टैब सैट कर सकते हैं। इससे कर्सर को निश्चित पोजीशन तक पहुँचने के लिए आपकों स्पेसबार को बार बार दबाना नहीं पड़ेगा।

चित्र 8 सिंगल एवं डबल लाइन स्पेसिंग

M1 R4 टेबल Study Material in Hindi

एक टेबल, सैल्स रोज और कॉलम्स से मिलकर बनती है। इन सैल्स में आप टेक्स्ट और ग्राफिक्स डाल सकते हैं।

अक्सर टेबल का प्रयोग सूचना को व्यवस्थित  ढंग से प्रस्तुत करने में किया जाता है लेकिन इनके और भी कई उपोयग हैं। आप टेबल को, नंबरों को कॉलम में अलाइन करके रखने के लिए और फिर इन्हें सॉर्ट करने तथा इन पर कैलकुलेशन्स करने के लिए भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

डॉक्यूमेंट्स को हाइफनेट करना

वर्ड प्रोसेसर के हाइफनेशन के फीचर द्वारा आप शब्दों को तोड़ सकते हैं जिससे वनो एक ही लाइन में बेहतर ढंग से फिट हो सकें। MS वर्ड में जब आप टाइप करते हैं अथवा आप टाइप कर चुके होते हैं तो एक डॉक्यूमेंट में शब्द स्वत: ही हाइफनेट हो जाते हैं।

हाइफनेशन से लेफ्ट अलाइन किए गए टेक्स्ट में राइट मार्जिन को टेढ़ा मेढ़ा दिखने से बचाया जा सकता है। एवं फुल जस्टीफाइड टेक्स्ट में शब्दों के बीच में आने वाले बड़े गैप को भी रोका जा सकता है।

टेक्स्ट को ऑटोमैटिक तरीके से हाइफनेट करना

जब आप ऑटोमैटिक हाइफनेशन को ऑन करते हैं, तो अधिकांश वर्ड प्रोसेसर, डॉक्यूमेंट में जहाँ भी जरूरत होती है, हाइफन इन्सर्ट करते हैं। यदि आप बाद में डॉक्यूमेंट को एडिट करना चाहते हैं और लाइन ब्रेक को बदलते है, तो वर्ड प्रोसेसर, आवश्यकतानुसार पुन: डॉक्यूमेंट को हाइफनेट कर देता है।

MS वर्ड में मैनुअल और ऑटोमैटिक दोनों तरह के हाइफनेशन की सुविधा उपलब्ध है।

M1 R4 फाइलों की लंबाई Study Material Notes in Hindi

फाइलों की लंबाई से यह निश्चित होता है कि एक डॉक्यूमेंट का आकार कितना बड़ा हो सकता है। इसे आम तौर पर किलों बाइट्स में प्रस्तुत किया जाता है। एक बाइट का अर्थ है एक कैरेक्टर। एक किलोबाइट का अर्थ है 10274 बाइट्स। एक डबल स्पेस वाले, टाइप किए गए 8.5 x 11 इंच वाली शीट जिसमें 1 इंच लेफ्ट तथा 1 इंट राइट मार्जिन तथा 1.5 इंच टॉप एवं बॉटम मार्जिन छोड़ी गई हो, करीब 2000 बाइट्स या 2 किलों बाइट्स की मेमोरी स्पेस लेता है। एक फाइल एक कैरेक्टर से लेकर, वर्ड प्रोसेसर के द्वारा स्वीकृत अधिकतम लंबाई जितनी भी लंबी हो सकती है।

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